Semnarea legala a oricarui document in format electronic se poate face doar prin intermediul unui certificat calificat procurat prin intermediul unui furnizor autorizat.
Folosirea certificatului calificat este reglementata in tara noastra de o lege specifica, anume Legea numarul 455 din 2001 a semnaturii electronice. Conform conditiilor stabilite de aceasta lege, certificatul are specificate anumite informatii referitoare la provenienta si modul sau de folosire, dar si la posesorul sau. Un certificat calificat permite identificarea certa a posesorului in spatiul virtual.
Certificatul calificat este folosit in Romania cu precadere de catre contribuabilii mari si mijlocii in vederea depunerii declaratiilor fiscale dar si in corespondenta de afaceri.
Prin intermediul certificatului calificat se pot identifica nu numai persoane, ci si masini sau aplicatii si se pot autentifica mailuri, fisiere ori diverse programe sau componente software. De asemenea, datele dintr-un document nu pot fi modificate fara autorizatia posesorului, integritatea lor fiind garantata. Certificatul ofera si garantia originii unor date, a primirii lor sau a momentului efectuarii unei actiuni. Confidentialitatea informatiilor transmise este totala fiind criptate atat datele stocate cat si cele in tranzit.
Stiute fiind aceste avantaje, institutiile statului incurajeaza contribuabilii in vederea procurarii unui certificat calificat, pentru depunerea declaratiilor fiscale si a oricaror documente electronice cu caracter oficial.
Nu doar in Romania exista tendinta de a digitaliza serviciile publice spre a diminua cheltuielile unui aparat birocratic supradimensionat si a se castiga timp pretios de catre cetatean. De asemenea, prin folosirea unui certificat calificat se elimina cheltuieli importante legate de manipularea si depozitarea documentelor clasice pe suport de hartie.