Din ce în ce mai multe companii caută soluții pentru transformarea digitală a anumitor departamente sau chiar a întregii activități, în funcție de profilul afacerii.
Această nevoie s-a acutizat odată cu declanșarea pandemiei, când, din cauza limitărilor și a măsurilor de distanțare impuse, companiile s-au găsit în imposibilitatea de a interacționa cu clienții, angajații sau partenerii, astfel că documentele nu au mai putut fi semnate fizic.
Principalul instrument care ne ajută să facem pasul spre mediul digital este semnătura electronică, deoarece putem muta absolut toate procesele care implică semnare de documente în mediul electronic.
Deși la o primă vedere mutarea din fizic în digital poate părea ușor de rezolvat datorită faptului că trăim în era internetului și a mijloacelor electronice de comunicare, în realitate este foarte important să știm cum, prin ce mijloace și care este cel mai sigur produs de semnare electronică. Pentru ca semnătura electronică aplicată pe un document să aibă valoare legală, aceasta trebuie să aibă asociat un certificat calificat. Doar atunci actele au și ele implicit valoare legală.
Acest atribut al semnăturii electronice calificate este conferit de către Regulamentul european eIDAS 910/2014, care se aplică automat și uniform în toate statele membre UE, fără a fi nevoie să existe o lege națională în acest sens.
Putem afirma că un proces este transformat digital atunci când începe, continuă și se termină/finalizează în mediul digital. De exemplu, întocmim un contract pe calculator, îl semnăm electronic și apoi îl arhivăm tot în mediul electronic.
Avantajele acestei tranziții sunt numeroase:
- Rapiditate – soluțiile de semnare electronică elimină mult timp care altfel s-ar pierde cu transferul documentului în original între semnatari, unde pot apărea întârzieri suplimentare dacă este vorba despre o expediere prin curier la mai multe adrese. Cu ajutorul semnăturii electronice, poți avea un contract semnat de către toți semnatarii în câteva minute.
- Flexibilitate – există acum soluții care permit semnarea documentelor din orice punct de pe glob, de pe orice tip de dispozitiv, singura condiție fiind să aibă acces la internet.
- Costuri reduse – se elimină practic consumul de hârtie și tuș, nu există costuri de expediere, iar cele de arhivare, deoarece este tot electronică, scad cu până la 67% față de arhivarea fizică. Făcând aceste reduceri cu consumabilele ajutăm deopotrivă și mediul.
- Valoare legală – toate documentele semnate cu semnătură electronică calificată au valoare de document original, deoarece este singurul tip de semnătură echivalent din punct de vedere juridic cu cea olografă.
- Accesibilitate/Disponibilitate 24/24 – documentele electronice pot fi accesate și consultate oricând, chiar și cele deja arhivate.
- Nu există riscul deteriorării sau pierderii documentelor semnate electronic, așa cum se poate întâmpla cu cele în format fizic.