Așa cum am prezentat în materialul anterior, semnătura electronică este principalul instrument de transformare digitală al companiilor, fie că sunt de stat sau private.
Nu orice tip de semnătură electronică este potrivit pentru a semna documentele importante, deoarece gradul de încredere și de securitate pe care-l conferă este diferit.
Există 3 tipuri de semnătură electronică:
• Semnătura electronică conferă cel mai scăzut grad de încredere și poate fi utilizată pentru semnarea e-mailurilor, chitanțelor etc;
• Semnătura electronică avansată conferă un grad mediu de încredere și este utilizată în general pentru semnarea documentelor mai puțin sensibile, cum ar fi documente interne ale companiilor, cereri de concediu, formulare etc;
• Semnătura electronică calificată conferă cel mai ridicat grad de încredere. Este singurul tip de semnătură echivalent din punct de vedere juridic cu cea olografă. Cu ajutorul ei se pot semna documente de muncă, contracte, anexe, documente medicale sau financiare.
Pentru documentele importante, care trebuie arhivate și verificate sau validate în timp, se va folosi întotdeauna semnătura electronică calificată. Aceasta este singura care are un sistem integrat ce se numește Long Term Validation și care garantează autenticitatea semnăturii electronice aplicată pe un document chiar și după 70 de ani de la semnarea acestuia.
Unul dintre cele mai importante domenii de activitate, cel al relațiilor de muncă, a fost reglementat în acest an prin Legea nr. 208/2021, care prevede utilizarea semnăturii electronice calificate la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea Contractului Individual de Muncă (CIM).
De asemenea, întocmirea documentelor din domeniul relațiilor de muncă rezultate în urma încheierii CIM, pe parcursul executării acestuia sau la încetarea lui – anexe, acte adiţionale, fişe de post etc și instruirea SSM, vor putea fi semnate tot electronic. Ghidul utilizării semnăturii electronice în organizații poate fi util pentru a alfa mai multe detalii despre cum se aplică această lege.
OUG 36/2021 aduce și un sprijin companiilor care aleg să semneze documentele de muncă în format electronic prin faptul că toate cheltuielile cu achiziționarea certificatelor electronice sunt deductibile.
Iată cum arată procesul de angajare în cazul utilizării soluțiilor digitale, în câțiva pași:
- Interviurile se pot susține online, urmând ca pe baza analizei candidaților să se aleagă persoana potrivită;
- Oferta de angajare se va trimite în format electronic și tot electronic va fi semnată;
- În urma primirii de la viitorul angajat a ofertei semnate, contractul de muncă împreună cu toate celelalte documente de angajare vor fi trimise și semnate tot electronic;
- Actele de muncă vor fi arhivate automat în arhiva electronică.
Tot acest proces, care în scenariul fizic ar fi durat câteva zile, se poate rezuma la cel mult câteva ore.
Nicio coală de hârtie nu a fost consumată, nu au fost trimise prin curier documente, nu s-a pierdut niciun minut cu capsarea, îndosarierea și arhivarea, ceea ce reprezintă un mare câștig atât financiar, cât și de timp, prin eficientizarea întregului proces.
Astfel, specialiștii din departamentul de Resurse Umane nu mai pierd ore bune cu gestionarea documentelor pe hârtie și se pot ocupa de alte activități specifice.