În era digitală, documentele electronice au devenit o parte integrantă a vieții noastre personale și profesionale. De la fișiere de tip Word la PDF-uri, ciclul de viață al unui document electronic implică diferite etape.
Tendința companiilor, atât private cât și de stat, este de a muta în mediul electronic fluxurile de lucru care implică documente fizice. Acest lucru înseamnă că acordurile, contractele, anexele, avizele și multe alte tipuri de documente pot avea un parcurs 100% digital cu ajutorul certificatului digital calificat pentru semnătura electronică, ultimul pas fiind arhivarea lor tot în mediul electronic.
Prima etapă a ciclului este crearea unui document electronic. Acest lucru se poate face folosind diverse aplicații, permițând utilizatorilor să schițeze, să editeze și să-și formateze conținutul. Pasul următor este transmiterea lui pentru a fi, de cele mai multe ori, semnat. Semnătura care se poate aplica pe documentele electronice este semnătura electronică calificată, care are aceeași valoare juridică cu cea olografă.
După semnare, documentele electronice trebuie organizate și stocate corespunzător. Organizarea corectă asigură recuperarea ușoară și gestionarea eficientă a documentelor, unul dintre avantajele cheie ale documentelor electronice fiind accesibilitatea acestora. Acest lucru sporește productivitatea și reduce timpul petrecut căutând informații.
Documentele electronice își încheie ciclul de viață în arhiva electronică, iar în funcție de importanța acestora, conform legii, trebuie stocate o perioadă de timp de până la 75 de ani, în cazul anumitor tipuri de documente. Aceasta presupune stocarea lor în sisteme securizate de arhive digitale, pentru a le asigura integritatea și longevitatea.