Ecosistem complet digital pentru compania ta

Certificatele calificate de semnătură electronică facilitează interacțiuni B2B (business-to-business) complet digitale cu valoare legală.

Capacitatea companiei de a interacționa complet digital cu agențiile de stat, furnizorii, partenerii de afaceri sau procesele interne depinde de utilizarea instrumentelor digitale, cum ar fi semnăturile electronice calificate. Drept urmare, atât IMM-urile, cât și întreprinderile mari pot interacționa cu entități private sau guvernamentale, pot obține granturi și pot avea fluxuri de lucru complet digitale.


Fluxurile de documente semnate cu certificat digital calificat au valoare juridică și sunt acceptate de agenții naționale precum ANAF, ITM, SICAP, ANCOM etc sau furnizori și parteneri de afaceri privați.
În esență, această digitizare permite deciziilor și proceselor să înceapă și să se termine electronic mult mai rapid, eliminând necesitatea documentelor fizice.

Etapa finală a acestui proces digital este arhivarea electronică, care oferă numeroase avantaje, precum: capacitatea de a stoca cantități mari de informații într-un format compact și ușor accesibil, eliminând necesitatea spațiului fizic de stocare și reducerea riscului de deteriorare sau pierdere. Arhivarea electronică permite organizeazarea și clasificarea în mod eficient a datelor pentru a facilita căutarea și regăsirea informațiilor specifice atunci când este necesar.

Soluțiile pentru a avea un astfel de ecosistem includ certificate calificate de semnătură electronică care pot fi stocate pe token sau în cloud, platforme online de semnătură electronică la distanță care acceptă încărcarea documentelor, semnarea și descărcarea de la distanță și arhivarea electronică pentru a finaliza fluxul de documente digitale .

Semnătura electronică calificată – un puternic instrument de business

În era globalizată de azi, în care majoritatea activităților se desfășoară la distanță, semnătura electronică calificată deschide oportunități pentru o colaborare neîntreruptă și validă din punct de vedere juridic. Angajații unei companii pot semna documente virtuale din orice locație, eliminând astfel întârzierile și obstacolele cauzate de distanța fizică. Această colaborare rapidă și eficientă permite companiilor să acționeze mai rapid, ceea ce duce la fluxuri de lucru mult îmbunătățite.

Certificatele digitale pentru semnăturile electronice calificate asigură tranzacțiile din punct de vedere juridic prin furnizarea unui nivel suplimentar de securitate. Certificatele calificate garantează autenticitatea, integritatea și non-repudierea documentelor. Protocoalele avansate de criptare și mecanismele de autentificare protejează identitatea semnatarului și previn falsificarea documentelor.

Utilizarea semnăturilor electronice calificate nu doar că simplifică colaborarea, dar și economisește timp și resurse importante, cum ar fi hârtia, tușul pentru imprimantă etc. Nu mai este nevoie de întâlniri fizice sau expediere prin poștă sau curier pentru a semna documente. Toate acestea pot fi realizate rapid și eficient de la distanță.

Trecerea la utilizarea documentelor electronice este în prim planul promovării mediului durabil. Prin eliminarea necesității imprimării, a stocării documentelor fizice și a logisticii de gestionare, certificatele digitale pentru semnăturile electronice contribuie la un loc de muncă fără consum de hârtie și la protejarea mediului înconjurător.

Puterea certificatelor digitale pentru semnăturile electronice calificate se află în capacitatea lor de a optimiza și eficientizaa procesele de lucru, de a îmbunătăți colaborarea, de a conferi valabilitate legală și de a economisi timp și resurse. Pe măsură ce companiile adoptă tot mai mult transformarea digitală, semnăturile electronice oferă o alternativă robustă și eficientă la semnăturile tradiționale în format hârtie.

Semnătura electronică pentru cererile APIA

Începând cu luna curentă, cererile pentru subvențiile APIA pot fi semnate în format digital, eliminând necesitatea semnăturilor fizice. Solicitanții au acum posibilitatea de a semna documentele cu ajutorul semnăturii electronice calificate. Pentru a solicita sprijin financiar în sectorul vegetal și zootehnic în acest an, cererile pot fi depuse în perioada 4 aprilie – 7 iunie 2024.

Conform informațiilor oficiale publicate în Monitorul Oficial, cererile de plată pot fi depuse online prin aplicația IPA și mijloacele de comunicație electronice. În cazul în care cererea de plată include și o declarație referitoare la sectorul zootehnic, fermierii trebuie să se adreseze centrelor locale/județene ale APIA pentru a completa această declarație înainte de a accesa platforma IPA-online.

Această soluție permite utilizarea unui certificat calificat de semnătură electronică în întreaga rețea de sisteme ale instituțiilor statului, precum e-Factura, e-Transport și AES-RO (Vamă). Agenția de Plăți și Intervenție pentru Agricultură se alătură acum acestei platforme digitale, facilitând astfel și mai mult procedurile administrative și aducând agricultura în era tehnologiei avansate.

Modificările aduse de OUG 30/2024 pentru e-factura

Certificatul calificat pentru semnătura electronică reprezintă elementul esențial în utilizarea sistemului RO e-factura.
Despre importanța semnăturii electronice calificate în procesul de facturare electronică, precum și termenul de la care se aplică sancțiuni în cazul neutilizării RO e-Factura.

E-factura și importanța semnăturii electronice calificate

E-factura reprezintă o modalitate modernă și eficientă de a emite, transmite și stoca facturile în format electronic. Pentru a avea acces în sistemul ANAF și conectarea la Spațiul Privat Virtual, este esențială utilizarea semnăturii electronice calificate. Aceasta oferă un nivel înalt de securitate și validitate juridică, fiind recunoscută de legislația europeană în vigoare. Prin intermediul certificatului calificat pentru semnătura electronică, furnizat de un furnizor de servicii de încredere, se atestă identitatea persoanei care utilizează SPV în calitate de reprezentant oficial al firmei/instituției etc. Utilizarea semnăturii electronice calificate în cadrul e-facturilor contribuie la creșterea securității și încrederii în mediul digital, facilitând totodată procesul de gestionare a facturilor pentru întreprinderi.

e-Factura și modificările aduse de OUG 30/2024

Legea nr. 296/2023, modificată prin OUG 30/2024, a stabilit faptul că Firmele din România au obligația ca, pentru facturile emise sau primite în relația cu alte firme (B2B), să transmită aceste facturi în sistemul RO e-Factura în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii (dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015).
OUG 30/2024 prevede că nerespectarea acestei obligații pentru una sau mai multe facturi al căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine în cursul unei luni calendaristice constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiți potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice. Acest lucru înseană că firmele nu vor risca amenzi multiple pentru mai multe abateri în aceeași lună.

De asemenea, OUG 30/2024 a mai adus prelungirea perioadei până la care nu se aplică sancțiuni – „pentru facturile al căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine până la data de 31 mai 2024 inclusiv” NU se sancționează. OUG 30/2024 face aici precizarea că perioada de grație fără amenzi se referă la facturile cu termen de transmitere în sistemul electronic până pe 31 mai.
În contextul implementării facturii electronice și a semnăturii electronice calificate, este esențial să fim conștienți de importanța acestor instrumente pentru eficientizarea proceselor și creșterea securității.

1 ianuarie – termenul limită pentru implementarea RO e-Factura

În contextul digitalizării continue a societății și a economiei, RO e-factura reprezintă o nouă etapă în evoluția transformării digitale. Implementarea este obligatorie pentru toate companiile care doresc să emită facturi, începând cu data de 1 ianuarie 2024. În acest articol, vom explora ce presupune RO e-factura, cum să obțineți certificatul digital calificat pentru semnătura electronică, precum și impactul pe care acesta îl va avea asupra mediului de afaceri.

Ce este RO e-factura și cum funcționează

RO e-factura este un sistem electronic de facturare dezvoltat de Autoritatea Națională pentru Administrare și Reglementare în Comunicații (ANCOM) în colaborare cu Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Acest sistem permite emiterea, transmiterea, primirea și stocarea facturilor în format electronic, eliminând astfel necesitatea utilizării documentelor fizice. RO e-factura funcționează prin intermediul semnăturii electronice calificate, care asigură autenticitatea și integritatea facturilor emise și primite. Utilizarea RO e-factura aduce numeroase beneficii, cum ar fi reducerea costurilor de imprimare și trimitere a facturilor fizice, precum și o mai mare eficiență în procesul de facturare și plată.

Cum să obțineți certificatul digital pentru semnătura electronică calificată

Pentru a obține un certificat digital pentru semnătura electronică calificată necesar pentru accesul în SPV, trebuie să urmați câțiva pași. În primul rând, trebuie să alegeți o companie furnizoare de servicii de încredere autorizată de ANAF. Pasul următor este să vă alegeți tipul de semnătură pe care îl doriți – pe token sau în cloud. Urmați pașii pentru achiziția online sau din magazin și finalizați tranzacția. Ulterior, va avea loc procesul de identificare, care poate fi online sau fizic. După finalizarea pașilor menționați, veți putea folosi tokenul sau certificatul digital în cloud pentru a semna orice tip de document.

Ce presupune implementarea RO e-factura până la data limită de 1 ianuarie 2024

Până la data limită de 1 ianuarie 2024, persoanele juridice trebuie să implementeze RO e-factura. Această implementare presupune obținerea unui certificat digital calificat care asigură autenticitatea și integritatea facturilor. De asemenea, este necesară crearea unui cont în SPV (Spțiul Privat Virtual) pentru transmiterea facturilor către ANAF. Implementarea RO e-factura și semnăturii electronice calificate aduce numeroase beneficii, cum ar fi reducerea costurilor administrative, creșterea eficienței și transparenței procesului de facturare, precum și îmbunătățirea relațiilor cu partenerii de afaceri. Este important ca persoanele juridice să se pregătească din timp pentru implementarea acestor măsuri, pentru a evita penalitățile sau problemele în relația cu ANAF.

Instituțiile publice se digitalizează

În ultima vreme, cu toții am simțit nevoia de a face mai multe lucruri online și de a evita contactul fizic cu alte persoane. În acest context, semnătura electronică calificată devine din ce în ce mai importantă în relația noastră cu instituțiile statului. Așadar, în acest articol vom vorbi despre ce este un certificat digital calificat pentru semnătura electronică și cum funcționează, importanța utilizării semnăturii electronice în relația cu instituțiile statului și avantajele adopției soluțiilor digitale și semnăturii electronice calificate în instituțiile statului. Să începem!

Ce este un certificat digital calificat pentru semnătura electronică și cum funcționează?

Dacă vrei să semnezi un document electronic și să îl trimiti la o instituție de stat sau la o companie privată, ai nevoie de o semnătură electronica calificată. Aceasta este echivalentul digital al unei semnături olografe și are aceeași valoare juridică. Pentru a obține o semnătură electronică calificată, ai nevoie de un certificat digital calificat. Acesta este un fișier electronic care conține informații despre identitatea ta și care atestă că semnătura ta electronică este personală, autentică și valabilă din punct de vedere legal. Certificatul digital calificat este emis de către un furnizor autorizat și este stocat pe un dispozitiv de tip token sau într-un depozit online securizat, în cloud. Atunci când semnezi un document electronic, semnătura ta este verificată prin intermediul certificatului digital calificat, ceea ce garantează autenticitatea și integritatea documentului.

Importanța utilizării semnăturii electronice în relația cu instituțiile statului

Utilizarea semnăturii electronice în relația cu instituțiile statului este extrem de importantă, deoarece aceasta facilitează procesul de comunicare și reduce timpul și costurile implicate în trimiterea documentelor prin poștă sau prin intermediul curierilor. De asemenea, semnătura electronică calificată oferă un nivel ridicat de securitate și protecție împotriva fraudei și a falsificării documentelor. Mai mult decât atât, utilizarea semnăturii electronice calificate este obligatorie în anumite situații, cum ar fi încheierea contractelor online sau depunerea declarațiilor fiscale. Prin urmare, adoptarea semnăturii electronice calificate reprezintă un pas important în modernizarea și eficientizarea relației dintre cetățeni și instituțiile statului.

Adopția soluției de semnătură electronică calificată în instituțiile statului: beneficii și avantaje.

Adopția soluțiilor digitale și a semnăturii electronice calificate în instituțiile statului aduce numeroase beneficii și avantaje. Pe de o parte, aceasta facilitează accesul la serviciile publice și reduce timpul și costurile implicate în procesul de comunicare cu instituțiile statului. De asemenea, adoptarea semnăturii electronice calificate crește nivelul de securitate și protecție a informațiilor personale și a documentelor transmise către instituțiile statului. În plus, utilizarea semnăturii electronice calificate reprezintă un pas important în modernizarea administrației publice și îmbunătățirea eficienței proceselor administrative. În concluzie, adopția soluțiilor digitale și a semnăturii electronice calificate reprezintă o necesitate pentru instituțiile statului și pentru cetățeni în era digitală actuală.

Adoptarea soluțiilor digitale și a semnăturii electronice calificate poate fi benefică pentru toți cei implicați și poate îmbunătăți eficiența proceselor administrative.

Ciclul unui document electronic: de la creare până la arhivare

În era digitală, documentele electronice au devenit o parte integrantă a vieții noastre personale și profesionale. De la fișiere de tip Word la PDF-uri, ciclul de viață al unui document electronic implică diferite etape.


Tendința companiilor, atât private cât și de stat, este de a muta în mediul electronic fluxurile de lucru care implică documente fizice. Acest lucru înseamnă că acordurile, contractele, anexele, avizele și multe alte tipuri de documente pot avea un parcurs 100% digital cu ajutorul certificatului digital calificat pentru semnătura electronică, ultimul pas fiind arhivarea lor tot în mediul electronic.


Prima etapă a ciclului este crearea unui document electronic. Acest lucru se poate face folosind diverse aplicații, permițând utilizatorilor să schițeze, să editeze și să-și formateze conținutul. Pasul următor este transmiterea lui pentru a fi, de cele mai multe ori, semnat. Semnătura care se poate aplica pe documentele electronice este semnătura electronică calificată, care are aceeași valoare juridică cu cea olografă.

După semnare, documentele electronice trebuie organizate și stocate corespunzător. Organizarea corectă asigură recuperarea ușoară și gestionarea eficientă a documentelor, unul dintre avantajele cheie ale documentelor electronice fiind accesibilitatea acestora. Acest lucru sporește productivitatea și reduce timpul petrecut căutând informații.

Documentele electronice își încheie ciclul de viață în arhiva electronică, iar în funcție de importanța acestora, conform legii, trebuie stocate o perioadă de timp de până la 75 de ani, în cazul anumitor tipuri de documente. Aceasta presupune stocarea lor în sisteme securizate de arhive digitale, pentru a le asigura integritatea și longevitatea.

RO e-Factura cu semnătură electronică calificată

Conform Legii nr. 296/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilității financiare a României pe termen lung, sistemul RO e-Factura devine obligatoriu pentru toate tranzacțiile derulate de contribuabili în relația B2B, începând cu 1 ianuarie 2024.


Termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.
Începând cu 1 aprilie 2024, operatorii economici care nu respectă termenul limită de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă:
• de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari
• de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii
• de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice.
Începând cu 1 iulie 2024, primirea și înregistrarea de către destinatarul – persoană impozabilă stabilită în România a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără respectarea obligației de transmitere în e-Factura (facturi tradiţionale, emise pe hârtie sau prin alte mijloace digitale, diferite de formatul electronic e-Factura – XML cu sigiliul Ministerului Finanţelor), constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.

Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistraţi în Spaţiul Privat Virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit.
De reţinut faptul că Spaţiul Privat Virtual este accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică, emis de un furnizor acreditat.

Contractele de comunicații, 100% electronice

Conform anunțului făcut de Autoritatea Națională pentru Administrație și Reglementare în Comunicații (ANCOM) la începutul lunii august 2023, contractele de comunicații pot fi 100% electronice, dacă se utilizează semnătura electronică calificată.


Contractele pot fi încheiate în trei modalități – pe hârtie, electronic sau prin mijloace de comunicare la distanță, în condițiile specificate aici.


Mai multe informații despre Decizia ANCOM, puteți citi în continuare AICI.

Cum obții online informații despre vechimea în muncă?

O nouă modalitate de a-ți afla vechimea în muncă, stagiul de cotizare, contribuția la Pilonul II de pensie etc. este acum disponobilă online.
Persoanele care doresc să beneficieze de serviciile electronice puse la dispoziţie de Casa Naţională de Pensii Publice (CNPP) vor trebui să își facă un cont full online, dacă dețin o semnătură electronică calificată.


Mai multe informații despre procedura prin care vă puteți crea contul, puteți citi în continuare AICI.