Etichetă: certificat digital

REGES-ONLINE – Un pas important spre digitalizarea relațiilor de muncă, cu semnătura electronică calificată

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu 2025, România face un pas major în digitalizarea relațiilor de muncă. Noul sistem REGES-ONLINE vine să înlocuiască binecunoscutul Revisal și introduce o abordare mult mai eficientă, accesibilă prin semnătură electronică calificată.

Cu același certificat digital utilizat deja în relația cu ANAF, companiile și angajații pot accesa datele din registru în timp real, oriunde s-ar afla. În plus, semnătura electronică calificată aduce un nivel crescut de securitate și legalitate în procesul de autentificare și semnare a documentelor.

Implementarea sistemului este reglementată prin Hotărârea de Guvern nr. 295/2025, care oferă o perioadă de tranziție de șase luni pentru angajatori. Platforma va putea fi accesată fără a fi nevoie de aplicații instalate local, fiind complet online.

Pentru salariați, beneficiile sunt evidente:

  • pot verifica oricând informațiile din contractul de muncă;
  • pot genera extrase de vechime;
  • pot descărca datele personale.

Este clar că REGES-ONLINE nu doar digitalizează, ci și simplifică. Angajatorii, IMM-urile și profesioniștii pot profita de certificatul digital pentru semnătura electronică deja utilizat și în e-Factura, accelerând astfel transformarea digitală a activității lor.

Transformarea digitală a companiilor din domeniile Energie și Utilități

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Într-o perioadă în care digitalizarea devine un factor crucial, soluțiile inovative sunt esențiale pentru companiile din domeniile Energie, Gaz & Petrol, Utilități și Mentenanță.

Aceste soluții ajută la eficientizarea proceselor, reducerea costurilor și îmbunătățirea securității. Iată câteva dintre cele mai importante soluții oferite:

Semnătura electronică la distanță

Una dintre cele mai importante soluții pentru transformarea digitală a proceselor este semnătura electronică la distanță. Aceasta permite semnarea rapidă și valabilă legal a documentelor de la distanță, fără a fi nevoie de semnătura fizică. Documentele, cum ar fi contractele cu furnizorii, actele adiționale, comenzi și documentele interne, pot fi semnate de către una sau mai multe persoane, într-un interval de timp extrem de scurt, economisind astfel timp și resurse pentru toate părțile implicate.

Sigiliul electronic pentru protejarea documentelor

Sigiliul electronic calificat garantează protecția documentelor emise de organizații, asigurându-se că acestea nu pot fi modificate sau falsificate. Această tehnologie este esențială pentru menținerea integrității documentelor oficiale, precum facturile sau orice alt tip de document cu valoare juridică.

Arhivarea digitală și retrodigitalizarea documentelor

Pentru a răspunde cerințelor legale și pentru a facilita accesul rapid la informațiile importante, oferim soluții de arhivare digitală și retrodigitalizare a documentelor. Aceste servicii asigură stocarea în siguranță a documentelor, protejându-le de riscurile legate de arhivarea fizică și permit un acces rapid și simplu, fără a fi necesar să căutați documente în arhive fizice.

Identitate digitală

Prin implementarea serviciilor de identitate digitală, clienții pot accesa conturile lor și pot semna documente în mod securizat, indiferent de locația lor sau dispozitivul utilizat. Acest serviciu garantează că toate procesele interne se desfășoară într-un mod rapid și sigur, fără a necesita prezența fizică a angajaților sau partenerilor.

Beneficiile Soluțiilor Digitale pentru Industria de Energie și Utilități

Soluțiile digitale propuse au un impact semnificativ asupra industriilor de energie și utilități, optimizând semnarea documentelor, arhivarea și fluxul proceselor interne. Aceste soluții nu doar că aduc eficiență, dar contribuie și la creșterea securității datelor și a conformității legale. În plus, ele sunt flexibile, permițând integrarea cu diverse sisteme interne, cum ar fi managementul documentelor și resursele umane, pentru o automatizare completă a proceselor.

Prin adoptarea acestor soluții, companiile din sectoarele menționate pot beneficia de un sistem modernizat, care le permite să își eficientizeze operațiunile, să economisească timp și să reducă costurile administrative, în același timp asigurându-se că sunt complet conforme cu reglementările legale.

Ghid practic pentru reînnoirea certificatului de semnătură electronică

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Accesul la serviciile digitale, precum RO e-Factura sau alte interacțiuni electronice, necesită un certificat digital calificat pentru semnătura electronică activ. Acest document esențial are o valabilitate limitată (1, 2 sau 3 ani) și trebuie reînnoit înainte de termenul de expirare pentru a evita întreruperile în activitatea ta zilnică.

De ce trebuie să-ți reînnoiești certificatul la timp?

Dacă nu reînnoiești certificatul înainte să expire, vei fi nevoit să achiziționezi unul nou și să refaci întreaga procedură de înregistrare. Unii furnizori trimit notificări cu 45 și 15 zile înainte de expirare – verifică periodic e-mailul asociat certificatului pentru a nu rata aceste avertismente.

Cum se face reînnoirea?

  • Certificatul tău trebuie să fie valabil în momentul plasării comenzii.
  • Urmează pașii pentru reînnoirea certificatului pe TOKEN sau în CLOUD.
  • Obține documentul de confirmare pentru accesul în SPV.

Unde mai poți folosi certificatul?

  • Semnarea documentelor de HR
  • Tranzacții bancare
  • Licitații electronice SEAP/SICAP
  • Contracte și documente comerciale

Reînnoirea la timp nu doar că previne întreruperile, dar îți asigură și continuitatea în relațiile digitale cu autoritățile și partenerii de afaceri. Un certificat valid înseamnă o comunicare eficientă, fără riscul unor blocaje administrative.

În plus, menținerea unui certificat actualizat demonstrează profesionalism și seriozitate în fața clienților și colaboratorilor, consolidând încrederea în serviciile sau produsele pe care le oferi.

Digitalizarea în industria Medicală și Farmaceutică

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Transformarea digitală este o necesitate în industria medicală și farmaceutică, unde procesele rapide, precise și sigure sunt esențiale. Soluțiile de digitalizare disponibile în prezent permit o schimbare semnificativă a modului în care funcționează organizațiile, de la semnătura electronică calificată, până la arhivarea complet digitală.

Tehnologii cheie pentru digitalizare

  1. Semnătura electronică calificată

Aceasta are valoare juridică echivalentă cu semnătura olografă, fiind perfectă pentru documente interne și externe, cum ar fi:

  • Contractele și actele adiționale cu angajații;
  • Documentele cu pacienții (consimțăminte, cereri);
  • Contractele și achizițiile cu furnizorii.

2. Identificarea video remote

Înlocuiește necesitatea prezenței fizice, oferind o verificare rapidă și sigură a identității, esențială pentru procesele ce implică obținerea semnăturii electronice calificate.

3. Arhivarea electronică și retrodigitalizarea

Asigură păstrarea și gestionarea documentelor în format digital, reducând spațiul fizic necesar și costurile de întreținere.

4. Sigiliul electronic

Garantează integritatea documentelor organizaționale, sporind încrederea partenerilor și a pacienților.

Beneficii majore ale transformării digitale

Eficiență ridicată – Documentele pot fi semnate, transmise și stocate în format electronic într-un timp extrem de scurt, reducând procesele redundante și eliminând birocrația excesivă.
Costuri reduse – Prin eliminarea hârtiei și a celorlalte consumabile, plus a costurilor de transmitere a documentelor și optimizarea proceselor, costurile operaționale sunt semnificativ diminuate, iar timpul de lucru este eficientizat.
Flexibilitate și adaptabilitate – Certificatele digitale calificate pot fi personalizate în funcție de nevoile organizației, având opțiuni variate în ceea ce privește durata de valabilitate.
Conformitate legală – Semnătura electronică calificată pentru dosarul electronic al pacientului respectă toate cerințele legale, oferind siguranță completă în utilizare.

Aplicații practice

Digitalizarea este utilizată pentru:

  • Documente interne: contracte de muncă, decizii de aprobare, notificări.
  • Documente externe: consimțăminte, fișe de aptitudini, rapoarte medicale, facturi.
  • Fluxuri de lucru cu partenerii: contracte și acte adiționale cu furnizorii.

Integrare facilă în platformele deja exitente în organizații

Platformele digitale moderne sunt compatibile cu diverse aplicații existente, cum ar fi sistemele de management al documentelor sau al contractelor. Acest lucru permite o tranziție lină spre digitalizare fără a perturba fluxurile de lucru actuale.

Digitalizarea fluxurilor de lucru în industria medicală și farmaceutică nu este doar o tendință, ci o necesitate pentru a răspunde cerințelor moderne. Cu soluții integrate, organizațiile pot îmbunătăți relația cu pacienții, partenerii și angajații, menținându-se competitive pe o piață aflată în continuă schimbare.

Adoptarea acestor tehnologii înseamnă eficiență, rapiditate și reducerea costurilor, elemente critice pentru succesul pe termen lung.

Semnătură electronică și autentificare pentru macOS, cu Paperless vToken

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Utilizatorii de macOS au la dispoziție o nouă aplicație pentru semnătura electronică calificată, numită Paperless vToken. Aceasta le permite să se autentifice și să semneze documente online folosind un token virtual, fără a mai avea nevoie de un token fizic.

Funcționalități și beneficii

Printre principalele caracteristici ale Paperless vToken se numără capacitatea de a semna documente fără ca acestea să părăsească dispozitivul local, precum și autentificarea pe diverse platforme care solicită un certificat digital calificat (ANAF, CNAS, AFM etc.). Aplicația elimină necesitatea echipamentelor hardware suplimentare, făcând procesul mai rapid și mai convenabil.

După emiterea certificatului digital prin platforma Paperless webSIGN, utilizatorii pot efectua autentificări și semnături direct de pe laptopurile sau computerele lor, folosind tokenul virtual. Astfel, aceștia pot semna documente oricând și de oriunde, păstrând un nivel înalt de securitate și conformitate legală.

Impactul digitalizării și utilizarea semnăturii electronice

Semnătura electronică calificată câștigă tot mai mult teren, fiind indispensabilă atât în mediul privat, cât și în sectorul public. În afaceri, aceasta este utilizată pentru semnarea documentelor de resurse umane, contracte, cereri și comenzi, în relațiile cu partenerii și furnizorii.

În sectorul public, semnătura electronică este esențială pentru depunerea declarațiilor fiscale, obținerea de certificate și autorizații necesare afacerilor și transmiterea documentelor către instituțiile de stat. Printre instituțiile care folosesc această tehnologie se numără ANAF, Casa Națională de Pensii, ONRC, ITM și Autoritatea Vamală Română.

Aplicația Paperless vToken reprezintă un pas important în digitalizarea proceselor administrative, oferind utilizatorilor de macOS o soluție eficientă și sigură pentru autentificare și semnătură electronică. Această soluție modernă simplifică accesul la semnătura electronică, făcând-o mai accesibilă și mai ușor de utilizat, fără a compromite securitatea sau conformitatea legală.

Semnătura electronică calificată: standardul de securitate și legalitate

cristina.rotaru Lasă un comentariu

În lumina prevederilor Legii 214/2024 și a noii versiuni a Regulamentului eIDAS 2.0, alegerea unei semnături electronice calificate devine crucială pentru securizarea și validarea documentelor digitale, asigurând astfel recunoașterea lor atât pe plan național, cât și european.

Pe lângă avantajele legale și de securitate, semnătura calificată minimizează riscurile asociate cu fraudele digitale și scurgerile de informații sensibile. Într-un context digital tot mai complex, protejarea datelor personale și financiare devine o prioritate, iar semnătura electronică calificată oferă o soluție sigură pentru această provocare.

Există trei tipuri majore de semnături electronice, fiecare cu un nivel diferit de securitate și valoare juridică:

1. Semnătura electronică simplă

Aceasta este o metodă de autentificare digitală fără o verificare tehnică avansată. Poate lua forma unui nume introdus la sfârșitul unui e-mail sau a unei căsuțe bifate online.

Utilizare: Potrivită pentru tranzacții sau documente cu impact legal redus.

Securitate: Nivel scăzut de protecție și validare.

Valoare juridică: Acceptată, dar ușor de contestat în instanță, având o valoare probatorie redusă.

2. Semnătura electronică avansată

Aceasta presupune o securitate sporită, fiind legată în mod unic de semnatar și utilizând tehnologii de criptare care permit identificarea acestuia și garantează integritatea documentului. Pentru a fi considerată avansată, semnătura trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

  • Legătura unică cu semnatarul.
  • Identificarea clară a semnatarului.
  • Crearea prin mijloace controlate exclusiv de semnatar.
  • Detectarea oricărei modificări a documentului după semnare.

Utilizare: Documente de importanță medie, contracte sau acorduri juridice cu impact redus.

Securitate: Nivel ridicat, dar nu maxim de protecție.

Valoare juridică: Oferă o garanție juridică mai mare decât semnătura simplă, dar nu la fel de solidă ca semnătura calificată.

3. Semnătura electronică calificată

Reprezintă standardul cel mai înalt de semnătură electronică, având aceleași efecte legale ca o semnătură olografă. Aceasta se bazează pe un certificat calificat emis de un furnizor acreditat, conform legislației naționale și eIDAS, și este creată printr-un dispozitiv securizat, care garantează că semnătura este legată exclusiv de semnatar.

Utilizare: Documente de importanță majoră, contracte oficiale și acte cu valoare juridică ridicată.

Securitate: Cel mai ridicat nivel de protecție, cu criptare și verificare strictă a identității.

Valoare juridică: Recunoscută automat în toate statele membre UE, oferind aceeași protecție legală ca o semnătură fizică, și este extrem de greu de contestat.

Principalele diferențe între aceste trei tipuri de semnături sunt date de nivelul de securitate și validare, precum și de recunoașterea lor juridică. Semnătura calificată oferă cea mai înaltă securitate și este bazată pe certificare acreditată, în timp ce semnătura simplă nu oferă aceeași protecție avansată. De asemenea, semnătura calificată are forță juridică echivalentă cu o semnătură olografă, fiind recunoscută automat în instanță fără necesitatea altor probe suplimentare, în timp ce semnătura simplă sau avansată poate necesita dovezi suplimentare pentru validare.

Semnătura electronică calificată vs certificatul digital calificat

cristina.rotaru Lasă un comentariu

În era digitalizării, semnăturile electronice au devenit indispensabile pentru validarea documentelor și derularea tranzacțiilor online, oferind o alternativă legală la semnăturile pe hârtie. Doi termeni esențiali în acest domeniu sunt „semnătura electronică calificată” și „certificatul digital calificat”. Deși adesea folosiți împreună, aceștia desemnează concepte diferite. Înțelegerea acestor diferențe este esențială.

Semnătura electronică calificată

Semnătura electronică calificată este un tip avansat de semnătură electronică, recunoscută legal și echivalentă cu semnătura olografă pe hârtie. Conform regulamentului eIDAS, pentru a fi validă, o semnătură electronică calificată trebuie să fie creată pe baza unui certificat digital calificat și să fie aplicată cu ajutorul unui dispozitiv securizat, cum ar fi un token. Aceasta asigură atât autenticitatea semnatarului, cât și integritatea documentului.

Semnătura electronică calificată atribuie documentelor electronice următoarele caracteristici cheie:

  • Autenticitate: Garantează că persoana care semnează este cea declarată, conferind o certitudine solidă privind identitatea semnatarului.
  • Integritate: Asigură că documentul nu a fost modificat după aplicarea semnăturii, protejând astfel împotriva falsificărilor.
  • Non-repudiere: Oferă certitudinea că semnatarul nu poate nega ulterior faptul că a semnat documentul.

Legea nr. 214/2024 întărește valoarea juridică a semnăturii electronice calificate, conferindu-i aceeași importanță legală ca semnăturii fizice. De asemenea, aceasta este recunoscută automat în toate statele membre ale Uniunii Europene, consolidând astfel tranzacțiile transfrontaliere.

Certificatul digital calificat

Certificatul digital calificat este un element esențial al semnăturii electronice calificate, fiind emis de un furnizor de servicii de încredere autorizat conform eIDAS și legislației naționale. Acest certificat atestă identitatea persoanei care semnează și conține informații precum numele și prenumele semnatarului, cheia publică utilizată pentru verificarea semnăturii, identitatea furnizorului de servicii și perioada de valabilitate a certificatului.

Pe baza Legii nr. 214/2024, furnizorii de certificate calificate din România trebuie să fie acreditați de un organism competent, precum Autoritatea pentru Digitalizarea României. Certificatul calificat este folosit pentru crearea semnăturilor digitale, însă el singur nu reprezintă semnătura în sine. Acesta oferă suportul tehnic pentru semnare, dar procesul propriu-zis de semnare electronică are loc prin intermediul cheii private asociate certificatului.

Diferența dintre semnătura electronică calificată și certificatul digital calificat

Principala diferență între semnătura electronică calificată și certificatul digital calificat constă în rolurile pe care le îndeplinesc. Semnătura electronică calificată este actul de a semna un document electronic, folosind o cheie privată ce garantează autenticitatea și integritatea documentului. În schimb, certificatul digital calificat este „pașaportul” digital al utilizatorului, care atestă identitatea acestuia și oferă datele necesare pentru a genera semnătura electronică.
Astfel, semnătura electronică este rezultatul procesului de semnare, în timp ce certificatul digital este instrumentul care permite acest proces. Fără certificatul digital calificat, semnătura electronică calificată nu ar putea fi generată.

Despre semnătura electronică calificată și utilizarea ei

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Semnătura electronică calificată reprezintă cel mai înalt nivel de securitate în ceea ce privește semnăturile electronice, conform reglementărilor europene. Aceasta se bazează pe un certificat digital calificat, emis de un prestator de servicii de încredere, care garantează identitatea semnatarului și integritatea documentului semnat. Comparativ cu alte tipuri de semnături electronice, cum ar fi semnătura electronică simplă sau avansată, semnătura calificată oferă protecție suplimentară datorită cerințelor stricte de verificare și securizare.

Unul dintre principalele motive pentru care semnătura electronică calificată este considerată cea mai sigură este faptul că aceasta are același efect juridic ca și semnătura olografă, conform regulamentului eIDAS. Acest lucru înseamnă că, în cazul unui litigiu, o semnătură electronică calificată este admisibilă ca probă în instanță, fără a fi necesare dovezi suplimentare. De asemenea, tehnologia utilizată pentru generarea și verificarea semnăturilor electronice calificate include criptografie avansată și proceduri de autentificare stricte, ceea ce face extrem de dificilă falsificarea sau compromiterea semnăturii.

Unde trebuie folosită?

Semnătura electronică calificată este necesară în situațiile în care legislația impune un nivel ridicat de securitate și autentificare. Aceste situații includ semnarea contractelor comerciale importante, documentelor de muncă, cererilor și rapoartelor financiare, și alte acte oficiale care necesită o protecție legală sporită. În multe state membre ale Uniunii Europene, semnătura electronică calificată este obligatorie pentru tranzacții care implică entități guvernamentale sau procese judiciare.

Un exemplu de aplicabilitate a semnăturii electronice calificate este semnarea unui contract de muncă la distanță. Angajatorul poate trimite contractul electronic către viitorul angajat, care îl semnează electronic utilizând un certificat calificat. Acest proces nu doar că simplifică logistica, eliminând necesitatea prezenței fizice, dar și garantează că semnătura este autentică și legală. Astfel, atât angajatorul, cât și angajatul sunt protejați juridic, evitând posibile disputate legale referitoare la validitatea documentului.

Titlul de călătorie disponibil și în format digital

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu anul acesta, titlul de călătorie ar putea fi obținut și în format digital, semnat electronic cu certificat calificat, echivalent cu documentele autentice. Această schimbare este prevăzută în Legea nr. 380/2023, care modifică Legea nr. 248/2005 privind regimul liberei circulații a cetățenilor români în străinătate.

Titlul de călătorie este documentul emis fie în format fizic, fie electronic, de către misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României pentru cetățenii români care nu mai dețin un document de călătorie valabil, facilitând astfel revenirea lor în țară.

Dezvoltarea tehnică și termenele

Potrivit noilor prevederi, Ministerul Afacerilor Externe are la dispoziție aproximativ șase luni pentru a dezvolta și implementa capacitățile tehnice necesare în misiunile diplomatice și oficiile consulare ale României. Acestea vor include programarea electronică a cetățenilor pentru accesarea serviciilor consulare și acceptarea documentelor în format electronic emise de autoritățile publice din Uniunea Europeană și Spațiul Economic European.

Situații în care este necesar titlul de călătorie

Titlul de călătorie este necesar în situațiile în care pașaportul a expirat, a fost pierdut sau nu există un alt document de călătorie. Cetățenii români pot solicita eliberarea acestui document de la ambasadele și consulatele României, utilizându-l exclusiv pentru întoarcerea în România. Valabilitatea titlului de călătorie este limitată la 30 de zile.

Noutăți

Din anul 2024, titlul de călătorie ar putea fi obținut și în format digital, cu semnătură electronică calificată. Această actualizare va simplifica procesul și va crește eficiența și accesibilitatea pentru cetățenii români din străinătate.

Anumite categorii de contribuabili au termenul de utilizare e-factura prelungit

cristina.rotaru Lasă un comentariu

ANAF a propus două proiecte de ordin care reglementează procedurile de înregistrare în registrele RO e-Factura pentru diverse entități, conform OUG nr. 69/2024. Aceste proceduri se referă la înregistrarea atât opțională, cât și obligatorie, și includ specificații pentru asociații, fundații, partide politice, unități de cult și agricultori persoane fizice.
Pentru a accesa SPV în scopul utilizării e-Factura, este obligatorie deținerea unui certificat digital calificat pentru semnătura electronică.

Înscrierea Opțională

Proiectul de ordin privind înscrierea opțională în Registrul RO e-Factura este destinat entităților care nu sunt obligate să se înregistreze, dar pot alege să facă acest lucru. Aceste entități includ asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult neînregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Perioada de înregistrare opțională este pentru facturile emise între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. Înregistrarea se va face utilizând formularul 081, conform modelului prevăzut în proiectul de ordin. De asemenea, înregistrarea opțională se extinde la alte entități prevăzute de Codul fiscal, inclusiv operatorii economici nerezidenți.

Înscriera Obligatorie

Proiectul de ordin pentru înscrierea obligatorie vizează entitățile care trebuie să se înregistreze în Registrul RO e-Factura până la 1 iulie 2025. Aceasta include asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult neînregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Formularul 082 va fi folosit pentru această înregistrare, iar depunerea acestuia se va face electronic până la data specificată.

Executări Silite

Un alt proiect de ordin reglementează înregistrarea în Registrul RO e-Factura pentru organele de executare silită. OUG 69/2024 impune ca aceste organe, inclusiv executorii judecătorești și ANABI, să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura. Înregistrarea va fi realizată prin formularul 079.

Concluzii

Aceste proceduri de înregistrare vor deveni efective odată cu publicarea proiectelor de ordin în Monitorul Oficial. Entitățile vizate trebuie să se conformeze noilor reglementări pentru a asigura conformitatea și eficiența în gestionarea facturilor electronice.