Instituțiile publice se digitalizează

În ultima vreme, cu toții am simțit nevoia de a face mai multe lucruri online și de a evita contactul fizic cu alte persoane. În acest context, semnătura electronică calificată devine din ce în ce mai importantă în relația noastră cu instituțiile statului. Așadar, în acest articol vom vorbi despre ce este un certificat digital calificat pentru semnătura electronică și cum funcționează, importanța utilizării semnăturii electronice în relația cu instituțiile statului și avantajele adopției soluțiilor digitale și semnăturii electronice calificate în instituțiile statului. Să începem!

Ce este un certificat digital calificat pentru semnătura electronică și cum funcționează?

Dacă vrei să semnezi un document electronic și să îl trimiti la o instituție de stat sau la o companie privată, ai nevoie de o semnătură electronica calificată. Aceasta este echivalentul digital al unei semnături olografe și are aceeași valoare juridică. Pentru a obține o semnătură electronică calificată, ai nevoie de un certificat digital calificat. Acesta este un fișier electronic care conține informații despre identitatea ta și care atestă că semnătura ta electronică este personală, autentică și valabilă din punct de vedere legal. Certificatul digital calificat este emis de către un furnizor autorizat și este stocat pe un dispozitiv de tip token sau într-un depozit online securizat, în cloud. Atunci când semnezi un document electronic, semnătura ta este verificată prin intermediul certificatului digital calificat, ceea ce garantează autenticitatea și integritatea documentului.

Importanța utilizării semnăturii electronice în relația cu instituțiile statului

Utilizarea semnăturii electronice în relația cu instituțiile statului este extrem de importantă, deoarece aceasta facilitează procesul de comunicare și reduce timpul și costurile implicate în trimiterea documentelor prin poștă sau prin intermediul curierilor. De asemenea, semnătura electronică calificată oferă un nivel ridicat de securitate și protecție împotriva fraudei și a falsificării documentelor. Mai mult decât atât, utilizarea semnăturii electronice calificate este obligatorie în anumite situații, cum ar fi încheierea contractelor online sau depunerea declarațiilor fiscale. Prin urmare, adoptarea semnăturii electronice calificate reprezintă un pas important în modernizarea și eficientizarea relației dintre cetățeni și instituțiile statului.

Adopția soluției de semnătură electronică calificată în instituțiile statului: beneficii și avantaje.

Adopția soluțiilor digitale și a semnăturii electronice calificate în instituțiile statului aduce numeroase beneficii și avantaje. Pe de o parte, aceasta facilitează accesul la serviciile publice și reduce timpul și costurile implicate în procesul de comunicare cu instituțiile statului. De asemenea, adoptarea semnăturii electronice calificate crește nivelul de securitate și protecție a informațiilor personale și a documentelor transmise către instituțiile statului. În plus, utilizarea semnăturii electronice calificate reprezintă un pas important în modernizarea administrației publice și îmbunătățirea eficienței proceselor administrative. În concluzie, adopția soluțiilor digitale și a semnăturii electronice calificate reprezintă o necesitate pentru instituțiile statului și pentru cetățeni în era digitală actuală.

Adoptarea soluțiilor digitale și a semnăturii electronice calificate poate fi benefică pentru toți cei implicați și poate îmbunătăți eficiența proceselor administrative.

Ciclul unui document electronic: de la creare până la arhivare

În era digitală, documentele electronice au devenit o parte integrantă a vieții noastre personale și profesionale. De la fișiere de tip Word la PDF-uri, ciclul de viață al unui document electronic implică diferite etape.


Tendința companiilor, atât private cât și de stat, este de a muta în mediul electronic fluxurile de lucru care implică documente fizice. Acest lucru înseamnă că acordurile, contractele, anexele, avizele și multe alte tipuri de documente pot avea un parcurs 100% digital cu ajutorul certificatului digital calificat pentru semnătura electronică, ultimul pas fiind arhivarea lor tot în mediul electronic.


Prima etapă a ciclului este crearea unui document electronic. Acest lucru se poate face folosind diverse aplicații, permițând utilizatorilor să schițeze, să editeze și să-și formateze conținutul. Pasul următor este transmiterea lui pentru a fi, de cele mai multe ori, semnat. Semnătura care se poate aplica pe documentele electronice este semnătura electronică calificată, care are aceeași valoare juridică cu cea olografă.

După semnare, documentele electronice trebuie organizate și stocate corespunzător. Organizarea corectă asigură recuperarea ușoară și gestionarea eficientă a documentelor, unul dintre avantajele cheie ale documentelor electronice fiind accesibilitatea acestora. Acest lucru sporește productivitatea și reduce timpul petrecut căutând informații.

Documentele electronice își încheie ciclul de viață în arhiva electronică, iar în funcție de importanța acestora, conform legii, trebuie stocate o perioadă de timp de până la 75 de ani, în cazul anumitor tipuri de documente. Aceasta presupune stocarea lor în sisteme securizate de arhive digitale, pentru a le asigura integritatea și longevitatea.

RO e-Factura cu semnătură electronică calificată

Conform Legii nr. 296/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilității financiare a României pe termen lung, sistemul RO e-Factura devine obligatoriu pentru toate tranzacțiile derulate de contribuabili în relația B2B, începând cu 1 ianuarie 2024.


Termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.
Începând cu 1 aprilie 2024, operatorii economici care nu respectă termenul limită de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă:
• de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari
• de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii
• de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice.
Începând cu 1 iulie 2024, primirea și înregistrarea de către destinatarul – persoană impozabilă stabilită în România a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără respectarea obligației de transmitere în e-Factura (facturi tradiţionale, emise pe hârtie sau prin alte mijloace digitale, diferite de formatul electronic e-Factura – XML cu sigiliul Ministerului Finanţelor), constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.

Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistraţi în Spaţiul Privat Virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit.
De reţinut faptul că Spaţiul Privat Virtual este accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică, emis de un furnizor acreditat.

Avantajele folosirii certificatului digital

Certificatul digital este un act de identitate virtual care permite titularului identificarea pe Internet si transmiterea de documente cu implicatii legale in deplina siguranta si cu minimum de cheltuieli de timp si resurse. Semnătură electronică aplicata documentelor in format electronic garantează integritatea si originea lor, precum şi răspunderea legală a semnatarului.

Folosind certificatul digital, se pot transmite electronic:

  • declarațiile la Agentia Nationala de Administrare Fiscala (ANAF) pentru un numar nelimitat de firme,
  • bilanțurile contabile la Oficiul National al Registrul Comertului (ONRC),
  • Documentele in relatia cu:

o    Inspectoratul Teritorial de Munca (ITM),

o    Depozitarul Central,

o    Monitorul Oficial,

o    Comisia Nationala a Valorilor Mobiliare (CNVM),

o    Sistemul electronic de achizitii publice (SEAP).

De asemenea, folosind acelasi certificat digital si o aplicatie specializata se pot semna electronic, cripta, verifica, trimite si primi documente de orice fel in relatia cu partenerii de afaceri.

Certificatul digital elimina cheltuielile legate de gestionarea documentelor pe hartie. Documentele nu mai trebuie printate, organizate, stocate, arhivate sau casate, iar trimiterea lor nu mai presupune pierderea timpului in trafic sau pe la cozile din institutii. Documentele semnate electronic se pot stoca pe un CD, iar pentru transmiterea lor nu e nevoie decat de cateva click-uri.

In Romania, furnizorii acreditați de servicii de certificare sunt certSIGN, Digisign si Trans Sped. Lista completa este disponibila pe site-ul MCSI.

Pretul unui certificat digital valabil timp de un an este de aproximativ 47 Euro (fara TVA), iar la reinnoire pretul e de 30 Euro (fara TVA).

La certSIGN pachetul care contine certificatul digital și dispozitivul criptografic costa 47 EURO + TVA se livreaza gratuit prin curier rapid și nu implică alte cheltuieli suplimentare din partea cumparatorului. certSIGN mai oferă gratuit timp de un an 60 de mărci temporale pe lună.

La DigiSign kitul conține certificatul digital și dispozitivul criptografic și costa 47 EURO + TVA, la care se adauga cheltuielile de transport.

Iar la Trans Sped certificatul digital și dispozitivul criptografic costă 54 EURO + TVA.

Foto: Stuart Miles
Foto: Stuart Miles

 

Foto: Stuart Miles