Stiri

1 ianuarie – termenul limită pentru implementarea RO e-Factura

În contextul digitalizării continue a societății și a economiei, RO e-factura reprezintă o nouă etapă în evoluția transformării digitale. Implementarea este obligatorie pentru toate companiile care doresc să emită facturi, începând cu data de 1 ianuarie 2024. În acest articol, vom explora ce presupune RO e-factura, cum să obțineți certificatul digital calificat pentru semnătura electronică, precum și impactul pe care acesta îl va avea asupra mediului de afaceri.

Ce este RO e-factura și cum funcționează

RO e-factura este un sistem electronic de facturare dezvoltat de Autoritatea Națională pentru Administrare și Reglementare în Comunicații (ANCOM) în colaborare cu Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Acest sistem permite emiterea, transmiterea, primirea și stocarea facturilor în format electronic, eliminând astfel necesitatea utilizării documentelor fizice. RO e-factura funcționează prin intermediul semnăturii electronice calificate, care asigură autenticitatea și integritatea facturilor emise și primite. Utilizarea RO e-factura aduce numeroase beneficii, cum ar fi reducerea costurilor de imprimare și trimitere a facturilor fizice, precum și o mai mare eficiență în procesul de facturare și plată.

Cum să obțineți certificatul digital pentru semnătura electronică calificată

Pentru a obține un certificat digital pentru semnătura electronică calificată necesar pentru accesul în SPV, trebuie să urmați câțiva pași. În primul rând, trebuie să alegeți o companie furnizoare de servicii de încredere autorizată de ANAF. Pasul următor este să vă alegeți tipul de semnătură pe care îl doriți – pe token sau în cloud. Urmați pașii pentru achiziția online sau din magazin și finalizați tranzacția. Ulterior, va avea loc procesul de identificare, care poate fi online sau fizic. După finalizarea pașilor menționați, veți putea folosi tokenul sau certificatul digital în cloud pentru a semna orice tip de document.

Ce presupune implementarea RO e-factura până la data limită de 1 ianuarie 2024

Până la data limită de 1 ianuarie 2024, persoanele juridice trebuie să implementeze RO e-factura. Această implementare presupune obținerea unui certificat digital calificat care asigură autenticitatea și integritatea facturilor. De asemenea, este necesară crearea unui cont în SPV (Spțiul Privat Virtual) pentru transmiterea facturilor către ANAF. Implementarea RO e-factura și semnăturii electronice calificate aduce numeroase beneficii, cum ar fi reducerea costurilor administrative, creșterea eficienței și transparenței procesului de facturare, precum și îmbunătățirea relațiilor cu partenerii de afaceri. Este important ca persoanele juridice să se pregătească din timp pentru implementarea acestor măsuri, pentru a evita penalitățile sau problemele în relația cu ANAF.

Instituțiile publice se digitalizează

În ultima vreme, cu toții am simțit nevoia de a face mai multe lucruri online și de a evita contactul fizic cu alte persoane. În acest context, semnătura electronică calificată devine din ce în ce mai importantă în relația noastră cu instituțiile statului. Așadar, în acest articol vom vorbi despre ce este un certificat digital calificat pentru semnătura electronică și cum funcționează, importanța utilizării semnăturii electronice în relația cu instituțiile statului și avantajele adopției soluțiilor digitale și semnăturii electronice calificate în instituțiile statului. Să începem!

Ce este un certificat digital calificat pentru semnătura electronică și cum funcționează?

Dacă vrei să semnezi un document electronic și să îl trimiti la o instituție de stat sau la o companie privată, ai nevoie de o semnătură electronica calificată. Aceasta este echivalentul digital al unei semnături olografe și are aceeași valoare juridică. Pentru a obține o semnătură electronică calificată, ai nevoie de un certificat digital calificat. Acesta este un fișier electronic care conține informații despre identitatea ta și care atestă că semnătura ta electronică este personală, autentică și valabilă din punct de vedere legal. Certificatul digital calificat este emis de către un furnizor autorizat și este stocat pe un dispozitiv de tip token sau într-un depozit online securizat, în cloud. Atunci când semnezi un document electronic, semnătura ta este verificată prin intermediul certificatului digital calificat, ceea ce garantează autenticitatea și integritatea documentului.

Importanța utilizării semnăturii electronice în relația cu instituțiile statului

Utilizarea semnăturii electronice în relația cu instituțiile statului este extrem de importantă, deoarece aceasta facilitează procesul de comunicare și reduce timpul și costurile implicate în trimiterea documentelor prin poștă sau prin intermediul curierilor. De asemenea, semnătura electronică calificată oferă un nivel ridicat de securitate și protecție împotriva fraudei și a falsificării documentelor. Mai mult decât atât, utilizarea semnăturii electronice calificate este obligatorie în anumite situații, cum ar fi încheierea contractelor online sau depunerea declarațiilor fiscale. Prin urmare, adoptarea semnăturii electronice calificate reprezintă un pas important în modernizarea și eficientizarea relației dintre cetățeni și instituțiile statului.

Adopția soluției de semnătură electronică calificată în instituțiile statului: beneficii și avantaje.

Adopția soluțiilor digitale și a semnăturii electronice calificate în instituțiile statului aduce numeroase beneficii și avantaje. Pe de o parte, aceasta facilitează accesul la serviciile publice și reduce timpul și costurile implicate în procesul de comunicare cu instituțiile statului. De asemenea, adoptarea semnăturii electronice calificate crește nivelul de securitate și protecție a informațiilor personale și a documentelor transmise către instituțiile statului. În plus, utilizarea semnăturii electronice calificate reprezintă un pas important în modernizarea administrației publice și îmbunătățirea eficienței proceselor administrative. În concluzie, adopția soluțiilor digitale și a semnăturii electronice calificate reprezintă o necesitate pentru instituțiile statului și pentru cetățeni în era digitală actuală.

Adoptarea soluțiilor digitale și a semnăturii electronice calificate poate fi benefică pentru toți cei implicați și poate îmbunătăți eficiența proceselor administrative.

Ciclul unui document electronic: de la creare până la arhivare

În era digitală, documentele electronice au devenit o parte integrantă a vieții noastre personale și profesionale. De la fișiere de tip Word la PDF-uri, ciclul de viață al unui document electronic implică diferite etape.


Tendința companiilor, atât private cât și de stat, este de a muta în mediul electronic fluxurile de lucru care implică documente fizice. Acest lucru înseamnă că acordurile, contractele, anexele, avizele și multe alte tipuri de documente pot avea un parcurs 100% digital cu ajutorul certificatului digital calificat pentru semnătura electronică, ultimul pas fiind arhivarea lor tot în mediul electronic.


Prima etapă a ciclului este crearea unui document electronic. Acest lucru se poate face folosind diverse aplicații, permițând utilizatorilor să schițeze, să editeze și să-și formateze conținutul. Pasul următor este transmiterea lui pentru a fi, de cele mai multe ori, semnat. Semnătura care se poate aplica pe documentele electronice este semnătura electronică calificată, care are aceeași valoare juridică cu cea olografă.

După semnare, documentele electronice trebuie organizate și stocate corespunzător. Organizarea corectă asigură recuperarea ușoară și gestionarea eficientă a documentelor, unul dintre avantajele cheie ale documentelor electronice fiind accesibilitatea acestora. Acest lucru sporește productivitatea și reduce timpul petrecut căutând informații.

Documentele electronice își încheie ciclul de viață în arhiva electronică, iar în funcție de importanța acestora, conform legii, trebuie stocate o perioadă de timp de până la 75 de ani, în cazul anumitor tipuri de documente. Aceasta presupune stocarea lor în sisteme securizate de arhive digitale, pentru a le asigura integritatea și longevitatea.

RO e-Factura cu semnătură electronică calificată

Conform Legii nr. 296/2023 privind unele măsuri fiscal-bugetare pentru asigurarea sustenabilității financiare a României pe termen lung, sistemul RO e-Factura devine obligatoriu pentru toate tranzacțiile derulate de contribuabili în relația B2B, începând cu 1 ianuarie 2024.


Termenul-limită pentru transmiterea facturilor în sistemul RO e-Factura este de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii.
Începând cu 1 aprilie 2024, operatorii economici care nu respectă termenul limită de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura constituie contravenție și se sancționează cu amendă:
• de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari
• de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii
• de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice și pentru persoanele fizice.
Începând cu 1 iulie 2024, primirea și înregistrarea de către destinatarul – persoană impozabilă stabilită în România a unei facturi emise de operatori economici stabiliți în România, în relația B2B, fără respectarea obligației de transmitere în e-Factura (facturi tradiţionale, emise pe hârtie sau prin alte mijloace digitale, diferite de formatul electronic e-Factura – XML cu sigiliul Ministerului Finanţelor), constituie contravenție și se sancționează cu o amendă egală cu cuantumul TVA înscris în factură.

Pentru utilizarea sistemului informatic RO e-Factura, operatorii economici trebuie să fie înregistraţi în Spaţiul Privat Virtual (SPV) în nume propriu sau prin reprezentant legal, prin reprezentant desemnat ori prin împuternicit.
De reţinut faptul că Spaţiul Privat Virtual este accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică, emis de un furnizor acreditat.

Contractele de comunicații, 100% electronice

Conform anunțului făcut de Autoritatea Națională pentru Administrație și Reglementare în Comunicații (ANCOM) la începutul lunii august 2023, contractele de comunicații pot fi 100% electronice, dacă se utilizează semnătura electronică calificată.


Contractele pot fi încheiate în trei modalități – pe hârtie, electronic sau prin mijloace de comunicare la distanță, în condițiile specificate aici.


Mai multe informații despre Decizia ANCOM, puteți citi în continuare AICI.

Cum obții online informații despre vechimea în muncă?

O nouă modalitate de a-ți afla vechimea în muncă, stagiul de cotizare, contribuția la Pilonul II de pensie etc. este acum disponobilă online.
Persoanele care doresc să beneficieze de serviciile electronice puse la dispoziţie de Casa Naţională de Pensii Publice (CNPP) vor trebui să își facă un cont full online, dacă dețin o semnătură electronică calificată.


Mai multe informații despre procedura prin care vă puteți crea contul, puteți citi în continuare AICI.

Semnătură electronică pentru furnizorii de utilități

Semnătura electronică calificată este folosită inclusiv în industria utilităților, petrol și gaze, fluxul predominant de utilizare realizându-se dinspre companie înspre client. Vorbim în acest context despre semnarea electronică a facturilor, avizelor, notificărilor şi multor altor documente.


În cazul documentelor semnate electronic cu un certificat calificat, clientul este asigurat că respectivul document este unul autentic, acesta având posibilitatea să vadă exact faptul că a fost emis de furnizorul respectiv, iar în cazul în care apar modificări pe document, se poate vedea dacă au fost făcute ulterior semnării electronice.
În afară de exemplele de documente enumerate mai sus, ce pot fi semnate electronic, unul dintre principalele domenii reglementate îl reprezintă cel de Resurse Umane. Dosarul angajatului se poate transforma din fizic în electronic, folosind semnătura electronică cu valoare legală.

Instrumentele digitale sunt folosite acum în toate domeniile de activitate, companiile căutând modalități de reducere a cheltuielilor și de creștere a productivității, iar semnătura electronică calificată este principalul instrument pentru transformarea digitală.
De asemenea, cu semnătura electronică calificată se poate semna cu valoare juridică orice document în relația cu instituții ale statului sau cu persoane juridice sau fizice.

Semnătura electronică în industria medicală și farma

Având în vedere faptul că semnătura electronică calificată dă valoare legală unui document şi este recunoscută ca fiind echivalentă semnăturii olografe, indiferent că vorbim despre industria medicală şi farma sau despre orice altă industrie, oricând aplici o semnătură electronică calificată, dai valoare juridică acelui document.


În zona de sănătate, numărul persoanelor juridice care utilizează semnătura electronică calificată este în continuă creştere, iar tot ce înseamnă personal medical care interacționează cu Casa Națională de Asigurări de Sănătate utilizează acest instrument esențial.


Unul dintre procesele aproape complet digitalizate din cadrul majorității clinicilor este cel de medicina muncii. Astfel, toate documentele pe care clinica le va emite în urma controlului medical și pe care ulterior le va trimite către firma angajatoare se semnează în acest moment electronic cu certificat calificat. În acest fel, angajatorul nu mai așteaptă documentele originale prin curier, ci le primește în format electronic chiar la câteva minute de la finalizarea fișei de control. Acest lucru se traduce în reduceri semnificative de timp în primul rând.


Pe lângă controlul pentru medicina muncii, documente precum rețetele compensate, raportările de stocuri de medicamente pe care unele companii trebuie să le trimită către Casa Națională de Asigurări de Sănătate și toate celelalte documente care rezultă din interacțiunile personalului medical și trebuie să ajungă la CNAS sunt semnate cu semnătură electroniă calificată.

Semnătura electronică pentru Retail, FMCG şi Logistică

Transformarea digitală a companiilor din domeniile Retail, FMCG și Logistică este esențială, datorită specificului activității lor, iar semnătura electronică calificată este principalul instrument în acest proces.


De exemplu, o companie din zona de retail care are 2.000-4.000 de angajaţi, cu zeci de sedii în toată ţara iar headquarter-ul principal în Bucureşti, are o dinamică a personalului foarte mare – undeva între 20% şi 40% anual. Prima provocare a departamentului de HR este să minimizeze timpul în care posturile rămân vacante de la plecarea angajatului până la noua angajare. Acest lucru se poate obține semnând electronic atât documentele de încheiere a relației contractuale, cât și pe cele de angajare.


Spre deosebire de semnarea clasică a documentelor pe hârtie (cu o durată ce poate fi între 2 şi 7 zile sau chiar mai mult, dacă luăm în calcul transmiterea documentelor între sediul central şi filială), în cazul semnării electronice se câştigă foarte mult timp, scurtând procesul până la câteva minute.


Astfel, orice document de HR poate fi semnat electronic atât de către angajator, cât şi de către noul angajat, pentru care – atenţie – poate fi emis pe loc un certificat calificat de semnătură electronică, în cazul în care acesta nu deţine un astfel de instrument. Desigur, cu ajutorul identificării video la distanţă, echivalentă cu prezenţa fizică.

Semnătura electronică pentru profesiile liberale

Indiferent de domeniul de activitate sau de tipul documentului semnat, atunci când vorbim despre acte oficiale, putem cu uşurinţă da valoare juridică semnăturii electronice folosind semnătura electronică calificată.


Atât în sectorul public cât și în cel privat, organizaţii de profesii liberale găsim în toate segmentele economice din România:
• domeniul tehnic – evaluatori, auditori, experţi tehnici, arhitecţi, constructori auto etc.
• sectorul juridic – executori judecătoreşti, avocaţi sau practicieni în insolvenţă etc.
• domeniul economic – experţi contabili şi contabili autorizaţi, consultanţi fiscali etc.
• domeniul sănătăţii – medici generalişti, specialişti, farmacişti, asistenţi, medici stomatologi etc.


Contabilii și medicii au fost primii care au semnat electronic documentele în relația cu instituții ale statului precum ANAF sau Casa Națională de Asigurări de Sănătate.


Pe lângă documentele specifice fiecărui domeniu al profesiilor liberale, semnătura electronică calificată eficientizează activitatea de zi cu zi a acestora, deoarece procesele organizației sunt transformate din fizic în digital. Aici vorbim despre documente în relația cu filialele organizației, cu membrii, cu partenerii sau furnizorii.


Mai exact, semnătura electronică calificată se dovedeşte un instrument extrem de util în cazul următoarelor:
• eliberarea documentaţiilor de specialitate/autorizaţiilor: prin aplicarea semnăturii calificate şi/sau a sigiliului electronic;
• documente unidirecţionale: eliberarea certificatelor de membru, adeverinţelor, înştiinţărilor, somaţiilor de plată, notificărilor etc.;
• semnarea electronică a documentelor în cadrul organizaţiei (uniuni/ colegii/ asociaţii) şi în relaţia cu clienţii, partenerii, colaboratorii etc.;
• comitete şi proiecte: semnarea electronică a proceselor verbale şi a documentelor rezultate în urma şedinţelor/hotărârilor din consiliul de administraţie, filiale, centre regionale, decizii ale comitetului director etc.