Stiri

Arhivarea electronică certificată a facturilor din e-Factura: soluția completă pentru gestionarea documentelor digitale

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Odată cu extinderea digitalizării în domeniul fiscal prin lansarea sistemului e-Factura de către ANAF, administrarea eficientă a facturilor electronice devine o necesitate. În acest scop, au fost create platforme de arhivare electronică automatizată, care asigură păstrarea în siguranță și conformă cu normele legale a documentelor fiscale, pentru o durată de 5 ani.

O soluție de arhivare electronică flexibilă, dedicată companiilor

Unul dintre cei mai importanți furnizori de semnături electronice din România oferă servicii de arhivare electronică a facturilor din e-Factura, disponibile în trei opțiuni de abonament: 250, 500 sau 1.000 de facturi pe an. Platforma este integrată direct cu SPV și asigură arhivarea documentelor pe durata legală impusă de 5 ani.

Acces securizat și protecție pentru datele sensibile

Platforma oferă acces securizat prin autentificare în doi pași, combinând parolă și un cod unic OTP (One Time Password) primit pe e-mail. Această metodă de verificare protejează datele sensibile și sporește siguranța accesului la arhivă.

Avantajele utilizării platformei de arhivare:

  • Înrolare rapidă, o singură dată

Înregistrarea pe platforma de arhivare electronică se efectuează doar o singură dată și se realizează cu un certificat digital calificat, identic cu cel folosit pentru SPV/e-Factura. După introducerea datelor companiei (precum CUI-ul pentru fiecare firmă gestionată) și a PIN-ului Token, conexiunea cu SPV devine activă, permițând integrarea datelor în platformă.

  • Automatizare integrală a procesului

După finalizarea înregistrării, platforma asigură automat toate funcțiile de arhivare. Sincronizarea zilnică cu SPV permite importarea automată a facturilor emise și primite, care sunt ulterior dezarhivate, convertite în PDF și organizate intuitiv în funcție de firmă, tipul facturii (emise/primite), an și lună. Platforma include funcții de căutare avansată, cu opțiuni de filtrare după CUI, valoare sau perioadă. Documentele pot fi descărcate, transmise sau tipărite cu ușurință.

  • Arhivare conform normelor legale

Platforma respectă toate cerințele legale privind arhivarea facturilor pe o perioadă de cinci ani, conform normelor în vigoare.

  • Implementare simplă și rapidă

Soluția se implementează complet online, fără proceduri complicate.

  • Organizare eficientă și intuitivă

Documentele sunt organizate într-o arhivă bine structurată, astfel încât accesul la facturile necesare să fie rapid și facil.

  • Backup sigur și protejat

Platforma asigură backup offline pentru documente, în centre de date situate în România, garantând astfel securitatea și disponibilitatea datelor.

  • Flexibilitate și acces facil pentru gestionarea facturilor

Cu ajutorul acestei soluții de arhivare electronică, companiile pot gestiona facturile din e-Factura într-un mod simplu și accesibil. Indiferent dacă ai nevoie de un abonament pentru 250, 500 sau 1.000 de facturi pe an, această platformă îți oferă o soluție completă, care îți asigură acces continuu, în siguranță și în conformitate cu cerințele legale.

Profită de această soluție modernă și eficientizează gestionarea documentelor fiscale cu o platformă de arhivare electronică sigură și conformă cu legislația!

Semnătură electronică și autentificare pentru macOS, cu Paperless vToken

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Utilizatorii de macOS au la dispoziție o nouă aplicație pentru semnătura electronică calificată, numită Paperless vToken. Aceasta le permite să se autentifice și să semneze documente online folosind un token virtual, fără a mai avea nevoie de un token fizic.

Funcționalități și beneficii

Printre principalele caracteristici ale Paperless vToken se numără capacitatea de a semna documente fără ca acestea să părăsească dispozitivul local, precum și autentificarea pe diverse platforme care solicită un certificat digital calificat (ANAF, CNAS, AFM etc.). Aplicația elimină necesitatea echipamentelor hardware suplimentare, făcând procesul mai rapid și mai convenabil.

După emiterea certificatului digital prin platforma Paperless webSIGN, utilizatorii pot efectua autentificări și semnături direct de pe laptopurile sau computerele lor, folosind tokenul virtual. Astfel, aceștia pot semna documente oricând și de oriunde, păstrând un nivel înalt de securitate și conformitate legală.

Impactul digitalizării și utilizarea semnăturii electronice

Semnătura electronică calificată câștigă tot mai mult teren, fiind indispensabilă atât în mediul privat, cât și în sectorul public. În afaceri, aceasta este utilizată pentru semnarea documentelor de resurse umane, contracte, cereri și comenzi, în relațiile cu partenerii și furnizorii.

În sectorul public, semnătura electronică este esențială pentru depunerea declarațiilor fiscale, obținerea de certificate și autorizații necesare afacerilor și transmiterea documentelor către instituțiile de stat. Printre instituțiile care folosesc această tehnologie se numără ANAF, Casa Națională de Pensii, ONRC, ITM și Autoritatea Vamală Română.

Aplicația Paperless vToken reprezintă un pas important în digitalizarea proceselor administrative, oferind utilizatorilor de macOS o soluție eficientă și sigură pentru autentificare și semnătură electronică. Această soluție modernă simplifică accesul la semnătura electronică, făcând-o mai accesibilă și mai ușor de utilizat, fără a compromite securitatea sau conformitatea legală.

Semnătura electronică calificată: standardul de securitate și legalitate

cristina.rotaru Lasă un comentariu

În lumina prevederilor Legii 214/2024 și a noii versiuni a Regulamentului eIDAS 2.0, alegerea unei semnături electronice calificate devine crucială pentru securizarea și validarea documentelor digitale, asigurând astfel recunoașterea lor atât pe plan național, cât și european.

Pe lângă avantajele legale și de securitate, semnătura calificată minimizează riscurile asociate cu fraudele digitale și scurgerile de informații sensibile. Într-un context digital tot mai complex, protejarea datelor personale și financiare devine o prioritate, iar semnătura electronică calificată oferă o soluție sigură pentru această provocare.

Există trei tipuri majore de semnături electronice, fiecare cu un nivel diferit de securitate și valoare juridică:

1. Semnătura electronică simplă

Aceasta este o metodă de autentificare digitală fără o verificare tehnică avansată. Poate lua forma unui nume introdus la sfârșitul unui e-mail sau a unei căsuțe bifate online.

Utilizare: Potrivită pentru tranzacții sau documente cu impact legal redus.

Securitate: Nivel scăzut de protecție și validare.

Valoare juridică: Acceptată, dar ușor de contestat în instanță, având o valoare probatorie redusă.

2. Semnătura electronică avansată

Aceasta presupune o securitate sporită, fiind legată în mod unic de semnatar și utilizând tehnologii de criptare care permit identificarea acestuia și garantează integritatea documentului. Pentru a fi considerată avansată, semnătura trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

  • Legătura unică cu semnatarul.
  • Identificarea clară a semnatarului.
  • Crearea prin mijloace controlate exclusiv de semnatar.
  • Detectarea oricărei modificări a documentului după semnare.

Utilizare: Documente de importanță medie, contracte sau acorduri juridice cu impact redus.

Securitate: Nivel ridicat, dar nu maxim de protecție.

Valoare juridică: Oferă o garanție juridică mai mare decât semnătura simplă, dar nu la fel de solidă ca semnătura calificată.

3. Semnătura electronică calificată

Reprezintă standardul cel mai înalt de semnătură electronică, având aceleași efecte legale ca o semnătură olografă. Aceasta se bazează pe un certificat calificat emis de un furnizor acreditat, conform legislației naționale și eIDAS, și este creată printr-un dispozitiv securizat, care garantează că semnătura este legată exclusiv de semnatar.

Utilizare: Documente de importanță majoră, contracte oficiale și acte cu valoare juridică ridicată.

Securitate: Cel mai ridicat nivel de protecție, cu criptare și verificare strictă a identității.

Valoare juridică: Recunoscută automat în toate statele membre UE, oferind aceeași protecție legală ca o semnătură fizică, și este extrem de greu de contestat.

Principalele diferențe între aceste trei tipuri de semnături sunt date de nivelul de securitate și validare, precum și de recunoașterea lor juridică. Semnătura calificată oferă cea mai înaltă securitate și este bazată pe certificare acreditată, în timp ce semnătura simplă nu oferă aceeași protecție avansată. De asemenea, semnătura calificată are forță juridică echivalentă cu o semnătură olografă, fiind recunoscută automat în instanță fără necesitatea altor probe suplimentare, în timp ce semnătura simplă sau avansată poate necesita dovezi suplimentare pentru validare.

Semnătura electronică calificată vs certificatul digital calificat

cristina.rotaru Lasă un comentariu

În era digitalizării, semnăturile electronice au devenit indispensabile pentru validarea documentelor și derularea tranzacțiilor online, oferind o alternativă legală la semnăturile pe hârtie. Doi termeni esențiali în acest domeniu sunt „semnătura electronică calificată” și „certificatul digital calificat”. Deși adesea folosiți împreună, aceștia desemnează concepte diferite. Înțelegerea acestor diferențe este esențială.

Semnătura electronică calificată

Semnătura electronică calificată este un tip avansat de semnătură electronică, recunoscută legal și echivalentă cu semnătura olografă pe hârtie. Conform regulamentului eIDAS, pentru a fi validă, o semnătură electronică calificată trebuie să fie creată pe baza unui certificat digital calificat și să fie aplicată cu ajutorul unui dispozitiv securizat, cum ar fi un token. Aceasta asigură atât autenticitatea semnatarului, cât și integritatea documentului.

Semnătura electronică calificată atribuie documentelor electronice următoarele caracteristici cheie:

  • Autenticitate: Garantează că persoana care semnează este cea declarată, conferind o certitudine solidă privind identitatea semnatarului.
  • Integritate: Asigură că documentul nu a fost modificat după aplicarea semnăturii, protejând astfel împotriva falsificărilor.
  • Non-repudiere: Oferă certitudinea că semnatarul nu poate nega ulterior faptul că a semnat documentul.

Legea nr. 214/2024 întărește valoarea juridică a semnăturii electronice calificate, conferindu-i aceeași importanță legală ca semnăturii fizice. De asemenea, aceasta este recunoscută automat în toate statele membre ale Uniunii Europene, consolidând astfel tranzacțiile transfrontaliere.

Certificatul digital calificat

Certificatul digital calificat este un element esențial al semnăturii electronice calificate, fiind emis de un furnizor de servicii de încredere autorizat conform eIDAS și legislației naționale. Acest certificat atestă identitatea persoanei care semnează și conține informații precum numele și prenumele semnatarului, cheia publică utilizată pentru verificarea semnăturii, identitatea furnizorului de servicii și perioada de valabilitate a certificatului.

Pe baza Legii nr. 214/2024, furnizorii de certificate calificate din România trebuie să fie acreditați de un organism competent, precum Autoritatea pentru Digitalizarea României. Certificatul calificat este folosit pentru crearea semnăturilor digitale, însă el singur nu reprezintă semnătura în sine. Acesta oferă suportul tehnic pentru semnare, dar procesul propriu-zis de semnare electronică are loc prin intermediul cheii private asociate certificatului.

Diferența dintre semnătura electronică calificată și certificatul digital calificat

Principala diferență între semnătura electronică calificată și certificatul digital calificat constă în rolurile pe care le îndeplinesc. Semnătura electronică calificată este actul de a semna un document electronic, folosind o cheie privată ce garantează autenticitatea și integritatea documentului. În schimb, certificatul digital calificat este „pașaportul” digital al utilizatorului, care atestă identitatea acestuia și oferă datele necesare pentru a genera semnătura electronică.
Astfel, semnătura electronică este rezultatul procesului de semnare, în timp ce certificatul digital este instrumentul care permite acest proces. Fără certificatul digital calificat, semnătura electronică calificată nu ar putea fi generată.

Despre semnătura electronică calificată și utilizarea ei

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Semnătura electronică calificată reprezintă cel mai înalt nivel de securitate în ceea ce privește semnăturile electronice, conform reglementărilor europene. Aceasta se bazează pe un certificat digital calificat, emis de un prestator de servicii de încredere, care garantează identitatea semnatarului și integritatea documentului semnat. Comparativ cu alte tipuri de semnături electronice, cum ar fi semnătura electronică simplă sau avansată, semnătura calificată oferă protecție suplimentară datorită cerințelor stricte de verificare și securizare.

Unul dintre principalele motive pentru care semnătura electronică calificată este considerată cea mai sigură este faptul că aceasta are același efect juridic ca și semnătura olografă, conform regulamentului eIDAS. Acest lucru înseamnă că, în cazul unui litigiu, o semnătură electronică calificată este admisibilă ca probă în instanță, fără a fi necesare dovezi suplimentare. De asemenea, tehnologia utilizată pentru generarea și verificarea semnăturilor electronice calificate include criptografie avansată și proceduri de autentificare stricte, ceea ce face extrem de dificilă falsificarea sau compromiterea semnăturii.

Unde trebuie folosită?

Semnătura electronică calificată este necesară în situațiile în care legislația impune un nivel ridicat de securitate și autentificare. Aceste situații includ semnarea contractelor comerciale importante, documentelor de muncă, cererilor și rapoartelor financiare, și alte acte oficiale care necesită o protecție legală sporită. În multe state membre ale Uniunii Europene, semnătura electronică calificată este obligatorie pentru tranzacții care implică entități guvernamentale sau procese judiciare.

Un exemplu de aplicabilitate a semnăturii electronice calificate este semnarea unui contract de muncă la distanță. Angajatorul poate trimite contractul electronic către viitorul angajat, care îl semnează electronic utilizând un certificat calificat. Acest proces nu doar că simplifică logistica, eliminând necesitatea prezenței fizice, dar și garantează că semnătura este autentică și legală. Astfel, atât angajatorul, cât și angajatul sunt protejați juridic, evitând posibile disputate legale referitoare la validitatea documentului.

Arhiva electronică pentru facturile din SPV

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu 1 ianuarie 2024, facturarea în sistemul RO e-Factura a devenit obligatorie pentru toate tranzacțiile B2B, impunând companiilor să se conformeze noilor reglementări fiscale. Odată cu acest nou cadru legal, arhivarea electronică a facturilor emise prin RO e-Factura a devenit o provocare semnificativă. Accesul în SPV poate fi făcut numai cu ajutorul unui certificat calificat pentru semnătura electronică.

Arhivarea electronică asigură stocarea și gestionarea facturilor într-un mediu securizat, conform cerințelor legale. Un aspect esențial al acestei soluții este integrarea semnăturii electronice și a marcajelor temporale, garantând integritatea și autenticitatea documentelor pe termen lung. Aceasta devine crucială în contextul sancțiunilor aplicabile de la 1 iunie 2024 pentru depășirea termenului de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura.

Companiile care nu își gestionează corespunzător documentele riscă să nu fie plătite, deoarece, de la 1 iulie 2024, e-Factura este singurul canal valid pentru transmiterea facturilor. Soluția electronică nu doar că simplifică procesele de arhivare, dar protejează și afacerile de riscurile legate de neconformitate și pierderea documentelor esențiale.

Implementarea unei astfel de soluții este esențială pentru a naviga cu succes noile cerințe fiscale și pentru a asigura continuitatea operațiunilor financiare.

Titlul de călătorie disponibil și în format digital

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu anul acesta, titlul de călătorie ar putea fi obținut și în format digital, semnat electronic cu certificat calificat, echivalent cu documentele autentice. Această schimbare este prevăzută în Legea nr. 380/2023, care modifică Legea nr. 248/2005 privind regimul liberei circulații a cetățenilor români în străinătate.

Titlul de călătorie este documentul emis fie în format fizic, fie electronic, de către misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României pentru cetățenii români care nu mai dețin un document de călătorie valabil, facilitând astfel revenirea lor în țară.

Dezvoltarea tehnică și termenele

Potrivit noilor prevederi, Ministerul Afacerilor Externe are la dispoziție aproximativ șase luni pentru a dezvolta și implementa capacitățile tehnice necesare în misiunile diplomatice și oficiile consulare ale României. Acestea vor include programarea electronică a cetățenilor pentru accesarea serviciilor consulare și acceptarea documentelor în format electronic emise de autoritățile publice din Uniunea Europeană și Spațiul Economic European.

Situații în care este necesar titlul de călătorie

Titlul de călătorie este necesar în situațiile în care pașaportul a expirat, a fost pierdut sau nu există un alt document de călătorie. Cetățenii români pot solicita eliberarea acestui document de la ambasadele și consulatele României, utilizându-l exclusiv pentru întoarcerea în România. Valabilitatea titlului de călătorie este limitată la 30 de zile.

Noutăți

Din anul 2024, titlul de călătorie ar putea fi obținut și în format digital, cu semnătură electronică calificată. Această actualizare va simplifica procesul și va crește eficiența și accesibilitatea pentru cetățenii români din străinătate.

Anumite categorii de contribuabili au termenul de utilizare e-factura prelungit

cristina.rotaru Lasă un comentariu

ANAF a propus două proiecte de ordin care reglementează procedurile de înregistrare în registrele RO e-Factura pentru diverse entități, conform OUG nr. 69/2024. Aceste proceduri se referă la înregistrarea atât opțională, cât și obligatorie, și includ specificații pentru asociații, fundații, partide politice, unități de cult și agricultori persoane fizice.
Pentru a accesa SPV în scopul utilizării e-Factura, este obligatorie deținerea unui certificat digital calificat pentru semnătura electronică.

Înscrierea Opțională

Proiectul de ordin privind înscrierea opțională în Registrul RO e-Factura este destinat entităților care nu sunt obligate să se înregistreze, dar pot alege să facă acest lucru. Aceste entități includ asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult neînregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Perioada de înregistrare opțională este pentru facturile emise între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. Înregistrarea se va face utilizând formularul 081, conform modelului prevăzut în proiectul de ordin. De asemenea, înregistrarea opțională se extinde la alte entități prevăzute de Codul fiscal, inclusiv operatorii economici nerezidenți.

Înscriera Obligatorie

Proiectul de ordin pentru înscrierea obligatorie vizează entitățile care trebuie să se înregistreze în Registrul RO e-Factura până la 1 iulie 2025. Aceasta include asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult neînregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Formularul 082 va fi folosit pentru această înregistrare, iar depunerea acestuia se va face electronic până la data specificată.

Executări Silite

Un alt proiect de ordin reglementează înregistrarea în Registrul RO e-Factura pentru organele de executare silită. OUG 69/2024 impune ca aceste organe, inclusiv executorii judecătorești și ANABI, să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura. Înregistrarea va fi realizată prin formularul 079.

Concluzii

Aceste proceduri de înregistrare vor deveni efective odată cu publicarea proiectelor de ordin în Monitorul Oficial. Entitățile vizate trebuie să se conformeze noilor reglementări pentru a asigura conformitatea și eficiența în gestionarea facturilor electronice.

Facturarea electronică B2C devine obligatorie de la 1 ianuarie 2025

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu 1 ianuarie 2025, facturarea electronică va deveni obligatorie pentru toate tranzacțiile între companii și consumatori finali (B2C) prin sistemul RO e-Factura, conform unui proiect de ordonanță de urgență publicat de Ministerul Finanțelor. În perioada 1 iulie 2024 – 31 decembrie 2024, persoanele impozabile care emit facturi către consumatori vor putea opta pentru raportarea acestora în e-Factura, iar începând cu 1 ianuarie 2025, raportarea va deveni obligatorie.

Utilizarea sistemului RO e-Factura este posibilă numai prin înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV), care este accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică.

Excepții și prevederi speciale

De la obligația utilizării sistemului RO e-Factura vor fi exceptate persoanele impozabile care emit facturi pentru operațiuni neimpozabile în TVA sau pentru sume neincluse în baza de impozitare a TVA, conform Codului fiscal. De asemenea, misiunile diplomatice, oficiile consulare, organismele internaționale precum Comunitatea Europeană, Banca Centrală Europeană, și forțele armate ale statelor membre NATO sunt exceptate, cu excepția cazului în care aleg să utilizeze sistemul.

Asociațiile, fundațiile și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori vor fi exceptați temporar de la utilizarea RO e-Factura până la 30 iunie 2025, pentru a se adapta la sistem. Aceștia pot opta pentru utilizarea sistemului înainte de această dată, devenind obligatorie începând cu 1 iulie 2025.

Obligațiile beneficiarilor și organelor de executare

În cazul în care beneficiarii nu primesc facturile prin RO e-Factura în termenul prevăzut, pentru bunuri sau servicii plătite la momentul livrării/prestării, aceștia pot notifica organele fiscale competente.

Organele de executare silită, inclusiv executorii judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate, vor trebui să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura atunci când emit facturi în numele și în contul furnizorilor – persoane impozabile stabilite în România, conform Codului fiscal. Aceste organe vor organiza un registru în care vor fi incluse.

Ecosistem complet digital pentru compania ta

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Certificatele calificate de semnătură electronică facilitează interacțiuni B2B (business-to-business) complet digitale cu valoare legală.

Capacitatea companiei de a interacționa complet digital cu agențiile de stat, furnizorii, partenerii de afaceri sau procesele interne depinde de utilizarea instrumentelor digitale, cum ar fi semnăturile electronice calificate. Drept urmare, atât IMM-urile, cât și întreprinderile mari pot interacționa cu entități private sau guvernamentale, pot obține granturi și pot avea fluxuri de lucru complet digitale.


Fluxurile de documente semnate cu certificat digital calificat au valoare juridică și sunt acceptate de agenții naționale precum ANAF, ITM, SICAP, ANCOM etc sau furnizori și parteneri de afaceri privați.
În esență, această digitizare permite deciziilor și proceselor să înceapă și să se termine electronic mult mai rapid, eliminând necesitatea documentelor fizice.

Etapa finală a acestui proces digital este arhivarea electronică, care oferă numeroase avantaje, precum: capacitatea de a stoca cantități mari de informații într-un format compact și ușor accesibil, eliminând necesitatea spațiului fizic de stocare și reducerea riscului de deteriorare sau pierdere. Arhivarea electronică permite organizeazarea și clasificarea în mod eficient a datelor pentru a facilita căutarea și regăsirea informațiilor specifice atunci când este necesar.

Soluțiile pentru a avea un astfel de ecosistem includ certificate calificate de semnătură electronică care pot fi stocate pe token sau în cloud, platforme online de semnătură electronică la distanță care acceptă încărcarea documentelor, semnarea și descărcarea de la distanță și arhivarea electronică pentru a finaliza fluxul de documente digitale .