Etichetă: e-factura

Transformarea digitală a companiilor din domeniile Energie și Utilități

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Într-o perioadă în care digitalizarea devine un factor crucial, soluțiile inovative sunt esențiale pentru companiile din domeniile Energie, Gaz & Petrol, Utilități și Mentenanță.

Aceste soluții ajută la eficientizarea proceselor, reducerea costurilor și îmbunătățirea securității. Iată câteva dintre cele mai importante soluții oferite:

Semnătura electronică la distanță

Una dintre cele mai importante soluții pentru transformarea digitală a proceselor este semnătura electronică la distanță. Aceasta permite semnarea rapidă și valabilă legal a documentelor de la distanță, fără a fi nevoie de semnătura fizică. Documentele, cum ar fi contractele cu furnizorii, actele adiționale, comenzi și documentele interne, pot fi semnate de către una sau mai multe persoane, într-un interval de timp extrem de scurt, economisind astfel timp și resurse pentru toate părțile implicate.

Sigiliul electronic pentru protejarea documentelor

Sigiliul electronic calificat garantează protecția documentelor emise de organizații, asigurându-se că acestea nu pot fi modificate sau falsificate. Această tehnologie este esențială pentru menținerea integrității documentelor oficiale, precum facturile sau orice alt tip de document cu valoare juridică.

Arhivarea digitală și retrodigitalizarea documentelor

Pentru a răspunde cerințelor legale și pentru a facilita accesul rapid la informațiile importante, oferim soluții de arhivare digitală și retrodigitalizare a documentelor. Aceste servicii asigură stocarea în siguranță a documentelor, protejându-le de riscurile legate de arhivarea fizică și permit un acces rapid și simplu, fără a fi necesar să căutați documente în arhive fizice.

Identitate digitală

Prin implementarea serviciilor de identitate digitală, clienții pot accesa conturile lor și pot semna documente în mod securizat, indiferent de locația lor sau dispozitivul utilizat. Acest serviciu garantează că toate procesele interne se desfășoară într-un mod rapid și sigur, fără a necesita prezența fizică a angajaților sau partenerilor.

Beneficiile Soluțiilor Digitale pentru Industria de Energie și Utilități

Soluțiile digitale propuse au un impact semnificativ asupra industriilor de energie și utilități, optimizând semnarea documentelor, arhivarea și fluxul proceselor interne. Aceste soluții nu doar că aduc eficiență, dar contribuie și la creșterea securității datelor și a conformității legale. În plus, ele sunt flexibile, permițând integrarea cu diverse sisteme interne, cum ar fi managementul documentelor și resursele umane, pentru o automatizare completă a proceselor.

Prin adoptarea acestor soluții, companiile din sectoarele menționate pot beneficia de un sistem modernizat, care le permite să își eficientizeze operațiunile, să economisească timp și să reducă costurile administrative, în același timp asigurându-se că sunt complet conforme cu reglementările legale.

Ghid practic pentru reînnoirea certificatului de semnătură electronică

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Accesul la serviciile digitale, precum RO e-Factura sau alte interacțiuni electronice, necesită un certificat digital calificat pentru semnătura electronică activ. Acest document esențial are o valabilitate limitată (1, 2 sau 3 ani) și trebuie reînnoit înainte de termenul de expirare pentru a evita întreruperile în activitatea ta zilnică.

De ce trebuie să-ți reînnoiești certificatul la timp?

Dacă nu reînnoiești certificatul înainte să expire, vei fi nevoit să achiziționezi unul nou și să refaci întreaga procedură de înregistrare. Unii furnizori trimit notificări cu 45 și 15 zile înainte de expirare – verifică periodic e-mailul asociat certificatului pentru a nu rata aceste avertismente.

Cum se face reînnoirea?

  • Certificatul tău trebuie să fie valabil în momentul plasării comenzii.
  • Urmează pașii pentru reînnoirea certificatului pe TOKEN sau în CLOUD.
  • Obține documentul de confirmare pentru accesul în SPV.

Unde mai poți folosi certificatul?

  • Semnarea documentelor de HR
  • Tranzacții bancare
  • Licitații electronice SEAP/SICAP
  • Contracte și documente comerciale

Reînnoirea la timp nu doar că previne întreruperile, dar îți asigură și continuitatea în relațiile digitale cu autoritățile și partenerii de afaceri. Un certificat valid înseamnă o comunicare eficientă, fără riscul unor blocaje administrative.

În plus, menținerea unui certificat actualizat demonstrează profesionalism și seriozitate în fața clienților și colaboratorilor, consolidând încrederea în serviciile sau produsele pe care le oferi.

Arhivarea electronică certificată a facturilor din e-Factura: soluția completă pentru gestionarea documentelor digitale

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Odată cu extinderea digitalizării în domeniul fiscal prin lansarea sistemului e-Factura de către ANAF, administrarea eficientă a facturilor electronice devine o necesitate. În acest scop, au fost create platforme de arhivare electronică automatizată, care asigură păstrarea în siguranță și conformă cu normele legale a documentelor fiscale, pentru o durată de 5 ani.

O soluție de arhivare electronică flexibilă, dedicată companiilor

Unul dintre cei mai importanți furnizori de semnături electronice din România oferă servicii de arhivare electronică a facturilor din e-Factura, disponibile în trei opțiuni de abonament: 250, 500 sau 1.000 de facturi pe an. Platforma este integrată direct cu SPV și asigură arhivarea documentelor pe durata legală impusă de 5 ani.

Acces securizat și protecție pentru datele sensibile

Platforma oferă acces securizat prin autentificare în doi pași, combinând parolă și un cod unic OTP (One Time Password) primit pe e-mail. Această metodă de verificare protejează datele sensibile și sporește siguranța accesului la arhivă.

Avantajele utilizării platformei de arhivare:

  • Înrolare rapidă, o singură dată

Înregistrarea pe platforma de arhivare electronică se efectuează doar o singură dată și se realizează cu un certificat digital calificat, identic cu cel folosit pentru SPV/e-Factura. După introducerea datelor companiei (precum CUI-ul pentru fiecare firmă gestionată) și a PIN-ului Token, conexiunea cu SPV devine activă, permițând integrarea datelor în platformă.

  • Automatizare integrală a procesului

După finalizarea înregistrării, platforma asigură automat toate funcțiile de arhivare. Sincronizarea zilnică cu SPV permite importarea automată a facturilor emise și primite, care sunt ulterior dezarhivate, convertite în PDF și organizate intuitiv în funcție de firmă, tipul facturii (emise/primite), an și lună. Platforma include funcții de căutare avansată, cu opțiuni de filtrare după CUI, valoare sau perioadă. Documentele pot fi descărcate, transmise sau tipărite cu ușurință.

  • Arhivare conform normelor legale

Platforma respectă toate cerințele legale privind arhivarea facturilor pe o perioadă de cinci ani, conform normelor în vigoare.

  • Implementare simplă și rapidă

Soluția se implementează complet online, fără proceduri complicate.

  • Organizare eficientă și intuitivă

Documentele sunt organizate într-o arhivă bine structurată, astfel încât accesul la facturile necesare să fie rapid și facil.

  • Backup sigur și protejat

Platforma asigură backup offline pentru documente, în centre de date situate în România, garantând astfel securitatea și disponibilitatea datelor.

  • Flexibilitate și acces facil pentru gestionarea facturilor

Cu ajutorul acestei soluții de arhivare electronică, companiile pot gestiona facturile din e-Factura într-un mod simplu și accesibil. Indiferent dacă ai nevoie de un abonament pentru 250, 500 sau 1.000 de facturi pe an, această platformă îți oferă o soluție completă, care îți asigură acces continuu, în siguranță și în conformitate cu cerințele legale.

Profită de această soluție modernă și eficientizează gestionarea documentelor fiscale cu o platformă de arhivare electronică sigură și conformă cu legislația!

Semnătură electronică și autentificare pentru macOS, cu Paperless vToken

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Utilizatorii de macOS au la dispoziție o nouă aplicație pentru semnătura electronică calificată, numită Paperless vToken. Aceasta le permite să se autentifice și să semneze documente online folosind un token virtual, fără a mai avea nevoie de un token fizic.

Funcționalități și beneficii

Printre principalele caracteristici ale Paperless vToken se numără capacitatea de a semna documente fără ca acestea să părăsească dispozitivul local, precum și autentificarea pe diverse platforme care solicită un certificat digital calificat (ANAF, CNAS, AFM etc.). Aplicația elimină necesitatea echipamentelor hardware suplimentare, făcând procesul mai rapid și mai convenabil.

După emiterea certificatului digital prin platforma Paperless webSIGN, utilizatorii pot efectua autentificări și semnături direct de pe laptopurile sau computerele lor, folosind tokenul virtual. Astfel, aceștia pot semna documente oricând și de oriunde, păstrând un nivel înalt de securitate și conformitate legală.

Impactul digitalizării și utilizarea semnăturii electronice

Semnătura electronică calificată câștigă tot mai mult teren, fiind indispensabilă atât în mediul privat, cât și în sectorul public. În afaceri, aceasta este utilizată pentru semnarea documentelor de resurse umane, contracte, cereri și comenzi, în relațiile cu partenerii și furnizorii.

În sectorul public, semnătura electronică este esențială pentru depunerea declarațiilor fiscale, obținerea de certificate și autorizații necesare afacerilor și transmiterea documentelor către instituțiile de stat. Printre instituțiile care folosesc această tehnologie se numără ANAF, Casa Națională de Pensii, ONRC, ITM și Autoritatea Vamală Română.

Aplicația Paperless vToken reprezintă un pas important în digitalizarea proceselor administrative, oferind utilizatorilor de macOS o soluție eficientă și sigură pentru autentificare și semnătură electronică. Această soluție modernă simplifică accesul la semnătura electronică, făcând-o mai accesibilă și mai ușor de utilizat, fără a compromite securitatea sau conformitatea legală.

Arhiva electronică pentru facturile din SPV

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu 1 ianuarie 2024, facturarea în sistemul RO e-Factura a devenit obligatorie pentru toate tranzacțiile B2B, impunând companiilor să se conformeze noilor reglementări fiscale. Odată cu acest nou cadru legal, arhivarea electronică a facturilor emise prin RO e-Factura a devenit o provocare semnificativă. Accesul în SPV poate fi făcut numai cu ajutorul unui certificat calificat pentru semnătura electronică.

Arhivarea electronică asigură stocarea și gestionarea facturilor într-un mediu securizat, conform cerințelor legale. Un aspect esențial al acestei soluții este integrarea semnăturii electronice și a marcajelor temporale, garantând integritatea și autenticitatea documentelor pe termen lung. Aceasta devine crucială în contextul sancțiunilor aplicabile de la 1 iunie 2024 pentru depășirea termenului de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura.

Companiile care nu își gestionează corespunzător documentele riscă să nu fie plătite, deoarece, de la 1 iulie 2024, e-Factura este singurul canal valid pentru transmiterea facturilor. Soluția electronică nu doar că simplifică procesele de arhivare, dar protejează și afacerile de riscurile legate de neconformitate și pierderea documentelor esențiale.

Implementarea unei astfel de soluții este esențială pentru a naviga cu succes noile cerințe fiscale și pentru a asigura continuitatea operațiunilor financiare.

Anumite categorii de contribuabili au termenul de utilizare e-factura prelungit

cristina.rotaru Lasă un comentariu

ANAF a propus două proiecte de ordin care reglementează procedurile de înregistrare în registrele RO e-Factura pentru diverse entități, conform OUG nr. 69/2024. Aceste proceduri se referă la înregistrarea atât opțională, cât și obligatorie, și includ specificații pentru asociații, fundații, partide politice, unități de cult și agricultori persoane fizice.
Pentru a accesa SPV în scopul utilizării e-Factura, este obligatorie deținerea unui certificat digital calificat pentru semnătura electronică.

Înscrierea Opțională

Proiectul de ordin privind înscrierea opțională în Registrul RO e-Factura este destinat entităților care nu sunt obligate să se înregistreze, dar pot alege să facă acest lucru. Aceste entități includ asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult neînregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Perioada de înregistrare opțională este pentru facturile emise între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. Înregistrarea se va face utilizând formularul 081, conform modelului prevăzut în proiectul de ordin. De asemenea, înregistrarea opțională se extinde la alte entități prevăzute de Codul fiscal, inclusiv operatorii economici nerezidenți.

Înscriera Obligatorie

Proiectul de ordin pentru înscrierea obligatorie vizează entitățile care trebuie să se înregistreze în Registrul RO e-Factura până la 1 iulie 2025. Aceasta include asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult neînregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Formularul 082 va fi folosit pentru această înregistrare, iar depunerea acestuia se va face electronic până la data specificată.

Executări Silite

Un alt proiect de ordin reglementează înregistrarea în Registrul RO e-Factura pentru organele de executare silită. OUG 69/2024 impune ca aceste organe, inclusiv executorii judecătorești și ANABI, să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura. Înregistrarea va fi realizată prin formularul 079.

Concluzii

Aceste proceduri de înregistrare vor deveni efective odată cu publicarea proiectelor de ordin în Monitorul Oficial. Entitățile vizate trebuie să se conformeze noilor reglementări pentru a asigura conformitatea și eficiența în gestionarea facturilor electronice.

Facturarea electronică B2C devine obligatorie de la 1 ianuarie 2025

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu 1 ianuarie 2025, facturarea electronică va deveni obligatorie pentru toate tranzacțiile între companii și consumatori finali (B2C) prin sistemul RO e-Factura, conform unui proiect de ordonanță de urgență publicat de Ministerul Finanțelor. În perioada 1 iulie 2024 – 31 decembrie 2024, persoanele impozabile care emit facturi către consumatori vor putea opta pentru raportarea acestora în e-Factura, iar începând cu 1 ianuarie 2025, raportarea va deveni obligatorie.

Utilizarea sistemului RO e-Factura este posibilă numai prin înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV), care este accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică.

Excepții și prevederi speciale

De la obligația utilizării sistemului RO e-Factura vor fi exceptate persoanele impozabile care emit facturi pentru operațiuni neimpozabile în TVA sau pentru sume neincluse în baza de impozitare a TVA, conform Codului fiscal. De asemenea, misiunile diplomatice, oficiile consulare, organismele internaționale precum Comunitatea Europeană, Banca Centrală Europeană, și forțele armate ale statelor membre NATO sunt exceptate, cu excepția cazului în care aleg să utilizeze sistemul.

Asociațiile, fundațiile și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori vor fi exceptați temporar de la utilizarea RO e-Factura până la 30 iunie 2025, pentru a se adapta la sistem. Aceștia pot opta pentru utilizarea sistemului înainte de această dată, devenind obligatorie începând cu 1 iulie 2025.

Obligațiile beneficiarilor și organelor de executare

În cazul în care beneficiarii nu primesc facturile prin RO e-Factura în termenul prevăzut, pentru bunuri sau servicii plătite la momentul livrării/prestării, aceștia pot notifica organele fiscale competente.

Organele de executare silită, inclusiv executorii judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate, vor trebui să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura atunci când emit facturi în numele și în contul furnizorilor – persoane impozabile stabilite în România, conform Codului fiscal. Aceste organe vor organiza un registru în care vor fi incluse.

Ecosistem complet digital pentru compania ta

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Certificatele calificate de semnătură electronică facilitează interacțiuni B2B (business-to-business) complet digitale cu valoare legală.

Capacitatea companiei de a interacționa complet digital cu agențiile de stat, furnizorii, partenerii de afaceri sau procesele interne depinde de utilizarea instrumentelor digitale, cum ar fi semnăturile electronice calificate. Drept urmare, atât IMM-urile, cât și întreprinderile mari pot interacționa cu entități private sau guvernamentale, pot obține granturi și pot avea fluxuri de lucru complet digitale.


Fluxurile de documente semnate cu certificat digital calificat au valoare juridică și sunt acceptate de agenții naționale precum ANAF, ITM, SICAP, ANCOM etc sau furnizori și parteneri de afaceri privați.
În esență, această digitizare permite deciziilor și proceselor să înceapă și să se termine electronic mult mai rapid, eliminând necesitatea documentelor fizice.

Etapa finală a acestui proces digital este arhivarea electronică, care oferă numeroase avantaje, precum: capacitatea de a stoca cantități mari de informații într-un format compact și ușor accesibil, eliminând necesitatea spațiului fizic de stocare și reducerea riscului de deteriorare sau pierdere. Arhivarea electronică permite organizeazarea și clasificarea în mod eficient a datelor pentru a facilita căutarea și regăsirea informațiilor specifice atunci când este necesar.

Soluțiile pentru a avea un astfel de ecosistem includ certificate calificate de semnătură electronică care pot fi stocate pe token sau în cloud, platforme online de semnătură electronică la distanță care acceptă încărcarea documentelor, semnarea și descărcarea de la distanță și arhivarea electronică pentru a finaliza fluxul de documente digitale .

Semnătura electronică pentru cererile APIA

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu luna curentă, cererile pentru subvențiile APIA pot fi semnate în format digital, eliminând necesitatea semnăturilor fizice. Solicitanții au acum posibilitatea de a semna documentele cu ajutorul semnăturii electronice calificate. Pentru a solicita sprijin financiar în sectorul vegetal și zootehnic în acest an, cererile pot fi depuse în perioada 4 aprilie – 7 iunie 2024.

Conform informațiilor oficiale publicate în Monitorul Oficial, cererile de plată pot fi depuse online prin aplicația IPA și mijloacele de comunicație electronice. În cazul în care cererea de plată include și o declarație referitoare la sectorul zootehnic, fermierii trebuie să se adreseze centrelor locale/județene ale APIA pentru a completa această declarație înainte de a accesa platforma IPA-online.

Această soluție permite utilizarea unui certificat calificat de semnătură electronică în întreaga rețea de sisteme ale instituțiilor statului, precum e-Factura, e-Transport și AES-RO (Vamă). Agenția de Plăți și Intervenție pentru Agricultură se alătură acum acestei platforme digitale, facilitând astfel și mai mult procedurile administrative și aducând agricultura în era tehnologiei avansate.

Modificările aduse de OUG 30/2024 pentru e-factura

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Certificatul calificat pentru semnătura electronică reprezintă elementul esențial în utilizarea sistemului RO e-factura.
Despre importanța semnăturii electronice calificate în procesul de facturare electronică, precum și termenul de la care se aplică sancțiuni în cazul neutilizării RO e-Factura.

E-factura și importanța semnăturii electronice calificate

E-factura reprezintă o modalitate modernă și eficientă de a emite, transmite și stoca facturile în format electronic. Pentru a avea acces în sistemul ANAF și conectarea la Spațiul Privat Virtual, este esențială utilizarea semnăturii electronice calificate. Aceasta oferă un nivel înalt de securitate și validitate juridică, fiind recunoscută de legislația europeană în vigoare. Prin intermediul certificatului calificat pentru semnătura electronică, furnizat de un furnizor de servicii de încredere, se atestă identitatea persoanei care utilizează SPV în calitate de reprezentant oficial al firmei/instituției etc. Utilizarea semnăturii electronice calificate în cadrul e-facturilor contribuie la creșterea securității și încrederii în mediul digital, facilitând totodată procesul de gestionare a facturilor pentru întreprinderi.

e-Factura și modificările aduse de OUG 30/2024

Legea nr. 296/2023, modificată prin OUG 30/2024, a stabilit faptul că Firmele din România au obligația ca, pentru facturile emise sau primite în relația cu alte firme (B2B), să transmită aceste facturi în sistemul RO e-Factura în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii (dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015).
OUG 30/2024 prevede că nerespectarea acestei obligații pentru una sau mai multe facturi al căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine în cursul unei luni calendaristice constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiți potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice. Acest lucru înseană că firmele nu vor risca amenzi multiple pentru mai multe abateri în aceeași lună.

De asemenea, OUG 30/2024 a mai adus prelungirea perioadei până la care nu se aplică sancțiuni – „pentru facturile al căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine până la data de 31 mai 2024 inclusiv” NU se sancționează. OUG 30/2024 face aici precizarea că perioada de grație fără amenzi se referă la facturile cu termen de transmitere în sistemul electronic până pe 31 mai.
În contextul implementării facturii electronice și a semnăturii electronice calificate, este esențial să fim conștienți de importanța acestor instrumente pentru eficientizarea proceselor și creșterea securității.