Categorie: certificat digital

Despre semnătura electronică calificată și utilizarea ei

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Semnătura electronică calificată reprezintă cel mai înalt nivel de securitate în ceea ce privește semnăturile electronice, conform reglementărilor europene. Aceasta se bazează pe un certificat digital calificat, emis de un prestator de servicii de încredere, care garantează identitatea semnatarului și integritatea documentului semnat. Comparativ cu alte tipuri de semnături electronice, cum ar fi semnătura electronică simplă sau avansată, semnătura calificată oferă protecție suplimentară datorită cerințelor stricte de verificare și securizare.

Unul dintre principalele motive pentru care semnătura electronică calificată este considerată cea mai sigură este faptul că aceasta are același efect juridic ca și semnătura olografă, conform regulamentului eIDAS. Acest lucru înseamnă că, în cazul unui litigiu, o semnătură electronică calificată este admisibilă ca probă în instanță, fără a fi necesare dovezi suplimentare. De asemenea, tehnologia utilizată pentru generarea și verificarea semnăturilor electronice calificate include criptografie avansată și proceduri de autentificare stricte, ceea ce face extrem de dificilă falsificarea sau compromiterea semnăturii.

Unde trebuie folosită?

Semnătura electronică calificată este necesară în situațiile în care legislația impune un nivel ridicat de securitate și autentificare. Aceste situații includ semnarea contractelor comerciale importante, documentelor de muncă, cererilor și rapoartelor financiare, și alte acte oficiale care necesită o protecție legală sporită. În multe state membre ale Uniunii Europene, semnătura electronică calificată este obligatorie pentru tranzacții care implică entități guvernamentale sau procese judiciare.

Un exemplu de aplicabilitate a semnăturii electronice calificate este semnarea unui contract de muncă la distanță. Angajatorul poate trimite contractul electronic către viitorul angajat, care îl semnează electronic utilizând un certificat calificat. Acest proces nu doar că simplifică logistica, eliminând necesitatea prezenței fizice, dar și garantează că semnătura este autentică și legală. Astfel, atât angajatorul, cât și angajatul sunt protejați juridic, evitând posibile disputate legale referitoare la validitatea documentului.

Arhiva electronică pentru facturile din SPV

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu 1 ianuarie 2024, facturarea în sistemul RO e-Factura a devenit obligatorie pentru toate tranzacțiile B2B, impunând companiilor să se conformeze noilor reglementări fiscale. Odată cu acest nou cadru legal, arhivarea electronică a facturilor emise prin RO e-Factura a devenit o provocare semnificativă. Accesul în SPV poate fi făcut numai cu ajutorul unui certificat calificat pentru semnătura electronică.

Arhivarea electronică asigură stocarea și gestionarea facturilor într-un mediu securizat, conform cerințelor legale. Un aspect esențial al acestei soluții este integrarea semnăturii electronice și a marcajelor temporale, garantând integritatea și autenticitatea documentelor pe termen lung. Aceasta devine crucială în contextul sancțiunilor aplicabile de la 1 iunie 2024 pentru depășirea termenului de 5 zile lucrătoare pentru transmiterea facturilor prin sistemul e-Factura.

Companiile care nu își gestionează corespunzător documentele riscă să nu fie plătite, deoarece, de la 1 iulie 2024, e-Factura este singurul canal valid pentru transmiterea facturilor. Soluția electronică nu doar că simplifică procesele de arhivare, dar protejează și afacerile de riscurile legate de neconformitate și pierderea documentelor esențiale.

Implementarea unei astfel de soluții este esențială pentru a naviga cu succes noile cerințe fiscale și pentru a asigura continuitatea operațiunilor financiare.

Titlul de călătorie disponibil și în format digital

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu anul acesta, titlul de călătorie ar putea fi obținut și în format digital, semnat electronic cu certificat calificat, echivalent cu documentele autentice. Această schimbare este prevăzută în Legea nr. 380/2023, care modifică Legea nr. 248/2005 privind regimul liberei circulații a cetățenilor români în străinătate.

Titlul de călătorie este documentul emis fie în format fizic, fie electronic, de către misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale României pentru cetățenii români care nu mai dețin un document de călătorie valabil, facilitând astfel revenirea lor în țară.

Dezvoltarea tehnică și termenele

Potrivit noilor prevederi, Ministerul Afacerilor Externe are la dispoziție aproximativ șase luni pentru a dezvolta și implementa capacitățile tehnice necesare în misiunile diplomatice și oficiile consulare ale României. Acestea vor include programarea electronică a cetățenilor pentru accesarea serviciilor consulare și acceptarea documentelor în format electronic emise de autoritățile publice din Uniunea Europeană și Spațiul Economic European.

Situații în care este necesar titlul de călătorie

Titlul de călătorie este necesar în situațiile în care pașaportul a expirat, a fost pierdut sau nu există un alt document de călătorie. Cetățenii români pot solicita eliberarea acestui document de la ambasadele și consulatele României, utilizându-l exclusiv pentru întoarcerea în România. Valabilitatea titlului de călătorie este limitată la 30 de zile.

Noutăți

Din anul 2024, titlul de călătorie ar putea fi obținut și în format digital, cu semnătură electronică calificată. Această actualizare va simplifica procesul și va crește eficiența și accesibilitatea pentru cetățenii români din străinătate.

Anumite categorii de contribuabili au termenul de utilizare e-factura prelungit

cristina.rotaru Lasă un comentariu

ANAF a propus două proiecte de ordin care reglementează procedurile de înregistrare în registrele RO e-Factura pentru diverse entități, conform OUG nr. 69/2024. Aceste proceduri se referă la înregistrarea atât opțională, cât și obligatorie, și includ specificații pentru asociații, fundații, partide politice, unități de cult și agricultori persoane fizice.
Pentru a accesa SPV în scopul utilizării e-Factura, este obligatorie deținerea unui certificat digital calificat pentru semnătura electronică.

Înscrierea Opțională

Proiectul de ordin privind înscrierea opțională în Registrul RO e-Factura este destinat entităților care nu sunt obligate să se înregistreze, dar pot alege să facă acest lucru. Aceste entități includ asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult neînregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Perioada de înregistrare opțională este pentru facturile emise între 1 iulie 2024 și 30 iunie 2025. Înregistrarea se va face utilizând formularul 081, conform modelului prevăzut în proiectul de ordin. De asemenea, înregistrarea opțională se extinde la alte entități prevăzute de Codul fiscal, inclusiv operatorii economici nerezidenți.

Înscriera Obligatorie

Proiectul de ordin pentru înscrierea obligatorie vizează entitățile care trebuie să se înregistreze în Registrul RO e-Factura până la 1 iulie 2025. Aceasta include asociațiile, fundațiile, partidele politice și unitățile de cult neînregistrate în scopuri de TVA, precum și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori. Formularul 082 va fi folosit pentru această înregistrare, iar depunerea acestuia se va face electronic până la data specificată.

Executări Silite

Un alt proiect de ordin reglementează înregistrarea în Registrul RO e-Factura pentru organele de executare silită. OUG 69/2024 impune ca aceste organe, inclusiv executorii judecătorești și ANABI, să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura. Înregistrarea va fi realizată prin formularul 079.

Concluzii

Aceste proceduri de înregistrare vor deveni efective odată cu publicarea proiectelor de ordin în Monitorul Oficial. Entitățile vizate trebuie să se conformeze noilor reglementări pentru a asigura conformitatea și eficiența în gestionarea facturilor electronice.

Facturarea electronică B2C devine obligatorie de la 1 ianuarie 2025

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu 1 ianuarie 2025, facturarea electronică va deveni obligatorie pentru toate tranzacțiile între companii și consumatori finali (B2C) prin sistemul RO e-Factura, conform unui proiect de ordonanță de urgență publicat de Ministerul Finanțelor. În perioada 1 iulie 2024 – 31 decembrie 2024, persoanele impozabile care emit facturi către consumatori vor putea opta pentru raportarea acestora în e-Factura, iar începând cu 1 ianuarie 2025, raportarea va deveni obligatorie.

Utilizarea sistemului RO e-Factura este posibilă numai prin înregistrarea în Spațiul Privat Virtual (SPV), care este accesibil exclusiv prin utilizarea unui certificat digital calificat pentru semnătură electronică.

Excepții și prevederi speciale

De la obligația utilizării sistemului RO e-Factura vor fi exceptate persoanele impozabile care emit facturi pentru operațiuni neimpozabile în TVA sau pentru sume neincluse în baza de impozitare a TVA, conform Codului fiscal. De asemenea, misiunile diplomatice, oficiile consulare, organismele internaționale precum Comunitatea Europeană, Banca Centrală Europeană, și forțele armate ale statelor membre NATO sunt exceptate, cu excepția cazului în care aleg să utilizeze sistemul.

Asociațiile, fundațiile și agricultorii persoane fizice care aplică regimul special pentru agricultori vor fi exceptați temporar de la utilizarea RO e-Factura până la 30 iunie 2025, pentru a se adapta la sistem. Aceștia pot opta pentru utilizarea sistemului înainte de această dată, devenind obligatorie începând cu 1 iulie 2025.

Obligațiile beneficiarilor și organelor de executare

În cazul în care beneficiarii nu primesc facturile prin RO e-Factura în termenul prevăzut, pentru bunuri sau servicii plătite la momentul livrării/prestării, aceștia pot notifica organele fiscale competente.

Organele de executare silită, inclusiv executorii judecătorești și Agenția Națională de Administrare a Bunurilor Indisponibilizate, vor trebui să transmită facturile prin sistemul RO e-Factura atunci când emit facturi în numele și în contul furnizorilor – persoane impozabile stabilite în România, conform Codului fiscal. Aceste organe vor organiza un registru în care vor fi incluse.

Ecosistem complet digital pentru compania ta

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Certificatele calificate de semnătură electronică facilitează interacțiuni B2B (business-to-business) complet digitale cu valoare legală.

Capacitatea companiei de a interacționa complet digital cu agențiile de stat, furnizorii, partenerii de afaceri sau procesele interne depinde de utilizarea instrumentelor digitale, cum ar fi semnăturile electronice calificate. Drept urmare, atât IMM-urile, cât și întreprinderile mari pot interacționa cu entități private sau guvernamentale, pot obține granturi și pot avea fluxuri de lucru complet digitale.


Fluxurile de documente semnate cu certificat digital calificat au valoare juridică și sunt acceptate de agenții naționale precum ANAF, ITM, SICAP, ANCOM etc sau furnizori și parteneri de afaceri privați.
În esență, această digitizare permite deciziilor și proceselor să înceapă și să se termine electronic mult mai rapid, eliminând necesitatea documentelor fizice.

Etapa finală a acestui proces digital este arhivarea electronică, care oferă numeroase avantaje, precum: capacitatea de a stoca cantități mari de informații într-un format compact și ușor accesibil, eliminând necesitatea spațiului fizic de stocare și reducerea riscului de deteriorare sau pierdere. Arhivarea electronică permite organizeazarea și clasificarea în mod eficient a datelor pentru a facilita căutarea și regăsirea informațiilor specifice atunci când este necesar.

Soluțiile pentru a avea un astfel de ecosistem includ certificate calificate de semnătură electronică care pot fi stocate pe token sau în cloud, platforme online de semnătură electronică la distanță care acceptă încărcarea documentelor, semnarea și descărcarea de la distanță și arhivarea electronică pentru a finaliza fluxul de documente digitale .

Semnătura electronică calificată – un puternic instrument de business

cristina.rotaru Lasă un comentariu

În era globalizată de azi, în care majoritatea activităților se desfășoară la distanță, semnătura electronică calificată deschide oportunități pentru o colaborare neîntreruptă și validă din punct de vedere juridic. Angajații unei companii pot semna documente virtuale din orice locație, eliminând astfel întârzierile și obstacolele cauzate de distanța fizică. Această colaborare rapidă și eficientă permite companiilor să acționeze mai rapid, ceea ce duce la fluxuri de lucru mult îmbunătățite.

Certificatele digitale pentru semnăturile electronice calificate asigură tranzacțiile din punct de vedere juridic prin furnizarea unui nivel suplimentar de securitate. Certificatele calificate garantează autenticitatea, integritatea și non-repudierea documentelor. Protocoalele avansate de criptare și mecanismele de autentificare protejează identitatea semnatarului și previn falsificarea documentelor.

Utilizarea semnăturilor electronice calificate nu doar că simplifică colaborarea, dar și economisește timp și resurse importante, cum ar fi hârtia, tușul pentru imprimantă etc. Nu mai este nevoie de întâlniri fizice sau expediere prin poștă sau curier pentru a semna documente. Toate acestea pot fi realizate rapid și eficient de la distanță.

Trecerea la utilizarea documentelor electronice este în prim planul promovării mediului durabil. Prin eliminarea necesității imprimării, a stocării documentelor fizice și a logisticii de gestionare, certificatele digitale pentru semnăturile electronice contribuie la un loc de muncă fără consum de hârtie și la protejarea mediului înconjurător.

Puterea certificatelor digitale pentru semnăturile electronice calificate se află în capacitatea lor de a optimiza și eficientizaa procesele de lucru, de a îmbunătăți colaborarea, de a conferi valabilitate legală și de a economisi timp și resurse. Pe măsură ce companiile adoptă tot mai mult transformarea digitală, semnăturile electronice oferă o alternativă robustă și eficientă la semnăturile tradiționale în format hârtie.

Semnătura electronică pentru cererile APIA

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Începând cu luna curentă, cererile pentru subvențiile APIA pot fi semnate în format digital, eliminând necesitatea semnăturilor fizice. Solicitanții au acum posibilitatea de a semna documentele cu ajutorul semnăturii electronice calificate. Pentru a solicita sprijin financiar în sectorul vegetal și zootehnic în acest an, cererile pot fi depuse în perioada 4 aprilie – 7 iunie 2024.

Conform informațiilor oficiale publicate în Monitorul Oficial, cererile de plată pot fi depuse online prin aplicația IPA și mijloacele de comunicație electronice. În cazul în care cererea de plată include și o declarație referitoare la sectorul zootehnic, fermierii trebuie să se adreseze centrelor locale/județene ale APIA pentru a completa această declarație înainte de a accesa platforma IPA-online.

Această soluție permite utilizarea unui certificat calificat de semnătură electronică în întreaga rețea de sisteme ale instituțiilor statului, precum e-Factura, e-Transport și AES-RO (Vamă). Agenția de Plăți și Intervenție pentru Agricultură se alătură acum acestei platforme digitale, facilitând astfel și mai mult procedurile administrative și aducând agricultura în era tehnologiei avansate.

Modificările aduse de OUG 30/2024 pentru e-factura

cristina.rotaru Lasă un comentariu

Certificatul calificat pentru semnătura electronică reprezintă elementul esențial în utilizarea sistemului RO e-factura.
Despre importanța semnăturii electronice calificate în procesul de facturare electronică, precum și termenul de la care se aplică sancțiuni în cazul neutilizării RO e-Factura.

E-factura și importanța semnăturii electronice calificate

E-factura reprezintă o modalitate modernă și eficientă de a emite, transmite și stoca facturile în format electronic. Pentru a avea acces în sistemul ANAF și conectarea la Spațiul Privat Virtual, este esențială utilizarea semnăturii electronice calificate. Aceasta oferă un nivel înalt de securitate și validitate juridică, fiind recunoscută de legislația europeană în vigoare. Prin intermediul certificatului calificat pentru semnătura electronică, furnizat de un furnizor de servicii de încredere, se atestă identitatea persoanei care utilizează SPV în calitate de reprezentant oficial al firmei/instituției etc. Utilizarea semnăturii electronice calificate în cadrul e-facturilor contribuie la creșterea securității și încrederii în mediul digital, facilitând totodată procesul de gestionare a facturilor pentru întreprinderi.

e-Factura și modificările aduse de OUG 30/2024

Legea nr. 296/2023, modificată prin OUG 30/2024, a stabilit faptul că Firmele din România au obligația ca, pentru facturile emise sau primite în relația cu alte firme (B2B), să transmită aceste facturi în sistemul RO e-Factura în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii facturii (dar nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la data-limită prevăzută pentru emiterea facturii la art. 319 alin. (16) din Legea nr. 227/2015).
OUG 30/2024 prevede că nerespectarea acestei obligații pentru una sau mai multe facturi al căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine în cursul unei luni calendaristice constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mari, definiți potrivit legii, cu amendă de la 2.500 lei la 5.000 lei, pentru persoanele juridice încadrate în categoria contribuabililor mijlocii, definiți potrivit legii, și cu amendă de la 1.000 lei la 2.500 lei, pentru celelalte persoane juridice, precum și pentru persoanele fizice. Acest lucru înseană că firmele nu vor risca amenzi multiple pentru mai multe abateri în aceeași lună.

De asemenea, OUG 30/2024 a mai adus prelungirea perioadei până la care nu se aplică sancțiuni – „pentru facturile al căror termen-limită de transmitere în sistemul național privind factura electronică RO e-Factura intervine până la data de 31 mai 2024 inclusiv” NU se sancționează. OUG 30/2024 face aici precizarea că perioada de grație fără amenzi se referă la facturile cu termen de transmitere în sistemul electronic până pe 31 mai.
În contextul implementării facturii electronice și a semnăturii electronice calificate, este esențial să fim conștienți de importanța acestor instrumente pentru eficientizarea proceselor și creșterea securității.

1 ianuarie – termenul limită pentru implementarea RO e-Factura

Cristina Rotaru Lasă un comentariu

În contextul digitalizării continue a societății și a economiei, RO e-factura reprezintă o nouă etapă în evoluția transformării digitale. Implementarea este obligatorie pentru toate companiile care doresc să emită facturi, începând cu data de 1 ianuarie 2024. În acest articol, vom explora ce presupune RO e-factura, cum să obțineți certificatul digital calificat pentru semnătura electronică, precum și impactul pe care acesta îl va avea asupra mediului de afaceri.

Ce este RO e-factura și cum funcționează

RO e-factura este un sistem electronic de facturare dezvoltat de Autoritatea Națională pentru Administrare și Reglementare în Comunicații (ANCOM) în colaborare cu Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). Acest sistem permite emiterea, transmiterea, primirea și stocarea facturilor în format electronic, eliminând astfel necesitatea utilizării documentelor fizice. RO e-factura funcționează prin intermediul semnăturii electronice calificate, care asigură autenticitatea și integritatea facturilor emise și primite. Utilizarea RO e-factura aduce numeroase beneficii, cum ar fi reducerea costurilor de imprimare și trimitere a facturilor fizice, precum și o mai mare eficiență în procesul de facturare și plată.

Cum să obțineți certificatul digital pentru semnătura electronică calificată

Pentru a obține un certificat digital pentru semnătura electronică calificată necesar pentru accesul în SPV, trebuie să urmați câțiva pași. În primul rând, trebuie să alegeți o companie furnizoare de servicii de încredere autorizată de ANAF. Pasul următor este să vă alegeți tipul de semnătură pe care îl doriți – pe token sau în cloud. Urmați pașii pentru achiziția online sau din magazin și finalizați tranzacția. Ulterior, va avea loc procesul de identificare, care poate fi online sau fizic. După finalizarea pașilor menționați, veți putea folosi tokenul sau certificatul digital în cloud pentru a semna orice tip de document.

Ce presupune implementarea RO e-factura până la data limită de 1 ianuarie 2024

Până la data limită de 1 ianuarie 2024, persoanele juridice trebuie să implementeze RO e-factura. Această implementare presupune obținerea unui certificat digital calificat care asigură autenticitatea și integritatea facturilor. De asemenea, este necesară crearea unui cont în SPV (Spțiul Privat Virtual) pentru transmiterea facturilor către ANAF. Implementarea RO e-factura și semnăturii electronice calificate aduce numeroase beneficii, cum ar fi reducerea costurilor administrative, creșterea eficienței și transparenței procesului de facturare, precum și îmbunătățirea relațiilor cu partenerii de afaceri. Este important ca persoanele juridice să se pregătească din timp pentru implementarea acestor măsuri, pentru a evita penalitățile sau problemele în relația cu ANAF.